5-15 충고 15, 5-16 충고 16
5-19 충고 19, 5-20 충고 20
출전사 설명회때에 이미 기술한 것이지만 출전요항은 전시회운영의 열쇠를 쥐는 중요한 서류이기 때문에 번거러워도 최초부터 최후까지 정 확하게 검토한 후 제출기한을 지키지 않으면 안된다.
출전자 및 공사자용의 뺏지와 반출입차증 등은 필요매수를 무료로 무 한정 받을 수 있다고 생각하고 있는 출전사도 적지 않다. 그러나 무제 한 희망대로 배포한다면 사전에 매수를 확인한다거나 이와 같은 인쇄물 을 만드는 의미가 없게 된다.
특히 반출입기간중은 방제 및 방범상, 주최자로서는 어느정도 제한된 사람수의 관계자만의 입장을 허가하는 것으로 사고를 막을 의무가 있 고, 각 출전사로서도 자사관계자의 입장을 제한하는 것으로 반출입 및 장식을 위해 업자감시를 할 수 있게 된다.
또한 잔업서류도 확실하게 사무국에 제출해서 재난방지, 방범에 협력 하지 않으면 안된다. 제출때에는 잔업예정시간의 기입을 잊지않도록 하 고 그 시간이 지나도 작업을 계속할 경우는 다시 사무국에 보고한다. 그리고 작업이 종료한 시점에서 반드시 사무국에 종료보고를 하고나서 돌아가도록 한다.
전시회는 몇십개사 몇백개사가 단기적으로 모여서 제한된 시간내에 장식, 반입, 전시, 시험조정 등 여러가지 작업을 끝내지 않으면 안되는 제한이 있다. 그와 같은 제약중 각출전사가 여러가지 요망을 주최자에 이야기 하지만, 일개사를 위해서는 가능해도 많은 출전사를 통제하기 위해서는 반드시 개개인의 희망에 따르지 못하는 것도 있다.
이와 같은 불일치를 최소한으로 방지하기 위해서도 주최자는 이러한 인쇄물을 준비해서 노력하고 있다. 따라서 자사의 요구를 주장하고 싶 은 경우는 주최자로 부터 건네받은 출전요항의 지정용지를 확실하게 기 입하고 그것을 기한내로 제출하는 것이 가장 효과적인 것도 기억해 두 어야 한다.
18. 충고 18------전시공간설계를 정리한다
전시회회기가 가까와 짐에 따라 주최자와 마찬가지로 출전사도 바쁘 고 어수선하게 된다.
출전요항을 제출하는 것에 의해 주최자 사무국에서 많은 사무처리는 대행하지만 자사에서 수배하지 않으면 안되는 것도 적지않다. 주최자가 전시회 첫날의 개장시간까지 모든 준비를 완료시키지 않으면 안되는 것 과 마찬가지로 출전사도 같은 시각까지 출전준비를 종료시키지 않으면 안된다.
기초장식을 신청하지 않았던 출전사는 자사에서 독자적으로 장식에 대하여 수배해야한다. 예산을 생각한 후에 예산에 맞추어 장식 디자인 과 회사의 이미지를 일치시키는 것은 전시경험이 적은 출전사에게는 꽤 어려운 작업이다.
전시회의 주역은 출전제품이기 때문에 모든 출전물이 입장자의 눈에 뜨일 수 있도록 진열되지 않아서는 안되지만 좁은 공간 속에는 상담용 코너, 접수, 짐두는 곳 등을 배치한다.
또 컴파니언(안내양)이 설명하는 장소 사원의 배치를 고려한 후에 손 님이 통행하기 쉽도록 충분히 공간을 남겨 통행인의 눈을 끌 수 있는 특이한 장식을 생각해야 한다.
전시공간 설계가 정리되면 필요한 출전제품 및 팜플렛의 준비에서 당 일의 담당사원의 스케줄도 결정해 둘 필요가 있다. 또 출전제품의 반출 입시의 운송수단에 대한 수배에서부터 보험가입에까지도 각 출전사가 책임지고 행하지 않으면 안되는 작업이다.
해외에서부터 제품을 보험취급에 들여올 때는 특히 여유를 갖고 수속 을 해가지 않으면 전시회 당일까지 제품이 회장에 도달하지 못하는 일 이 흔히 일어날 수 있다.
전시회는 효과를 측정하기 매우 용이한 매체다. 이 매체를 잘 활용하 는가가 회사전체의 발전에 큰 영향을 미치는 것은 이미 많은 기업이 체 득하고 있다.
예산 및 담당사원수 등 어느 출전사도 여러가지 문제를 갖고 있다고 는 생각하지만 참가를 결정한 다음에는 전시회를 쌍방향 매체로서 적극 적으로 활용하여야 한다.
접수창구에는 명함함이 놓여있는 경우가 있지만 가능하면 영업담당자 가 명함을 넣어두는 사람과 만나서 무엇을 해드리면 좋은가를 알아내 명함에 간단한 메모를 해두면 좋다. 그리고 전시회 종료후 반드시 연락 을 하도록 한다.