5-11 충고 11, 5-12 충고 12 
5-15 충고 15, 5-16 충고 16
주최자가 제공하는 서비스는 전시회에 따라 천차만별이다. 유사한 기 획으로 출전요금에 큰 차이가 없어도 그 서비스가 주최자에 따라 매우 다르다는 것을 점차로 이해하였을 것이라 생각한다.
입장자모집을 위한 프로모션활동조차 거의 하지 않는 주최자도 있고 당일회장에서 입장자에게 배포하는 안내책자를 작성하지도 않거나 입장 자의 분석을 소홀히 하는 주최자도 있다. 한편으로 숙박지의 호텔요금 의 인하까지 신경써주거나 해외출전 때의 여행수배까지 해주는 곳도 있 어서 무엇을 목표로 출전요금이 비싼가 싼가하는 것을 판단하는 것은 대단히 어려운 작업이 될 것이다.
주최자가 제공하는 호텔이라고 해서 반드시 그곳이 가장 값이싸고 편 리하다고 단정할 수 없다. 주최자측도 그 호텔과 제휴한 것으로 어떤 혜택을 받을 수 있기 때문에 특정호텔을 선정하였다. 따라서 출전사와 입장자에게 있어서 그 호텔에 숙박하는 것이 좋은가를 자신들이 판단하 지 않으면 안된다.
다만 오피셜 호텔로 지정하고 나서는 그곳의 숙박객에게 전시회참가 를 위해 편의를 도모해 줄 것이다. 전시회장에서 떨어진 곳에 호텔이 있는 경우는 호텔과 전시회장을 왕복하는 무료셔틀버스를 운행하는 것 이 보통이다.
또 여행의 기획도 잘 검토해 참가하는 것이 중요하다. 모처럼 해외에 출장하는것이기 때문에 그외에 常用이 있으면 그것을 예정속에 포함해 효율좋게 이동하도록 계획을 세우는 것이 좋다. 그때 여행을 이용한 것 이 좋은가 개인이 여러 곳을 돌아보는 쪽이 좋은가 등을 잘 검토해서 신청하도록 하길 바란다.
투어참가에 의해 그밖의 목적을 달성할 수 없게 된다면 값이 비싸도 개인으로 다니는 쪽이 좋을 것이다. 거꾸로 투어에 참가하면 보통 그리 공개되지 않는 공장견학과 개인으로 예약을 하는 것이 어려운 연구시설 등을 방문할 기회도 있다. 중국처럼 정부가 승인한 여행업자만이 전시 회의 오피셜 투어를 기획.주최할 수 있도록 하는 나라도 있으므로 주의 하도록 하여야 한다.
14. 충고 14-----임대전시의 신청
출전을 결정할 때에 동시에 검토하여야 하는 것은 주최자측이 제공하 는 임대전시를 이용하느냐 하는 것이다.
전시회참가에는 출전요금과는 별도로 전시공간 장식요금과 운송비, 출전제품에 드는 보험료 등 여러가지 출비가 많아지지만 이같은 출비와 예산과의 균형으로 인하여 장식에 드는 비용도 어느정도 제한된다.
만약 예산에 여유가 있다면 자사의 기업이미지를 PR하기 위해서도 독 자적으로 전시공간을 디자인하는 편이 효과적이다. 그러나 최소의 예산 으로 출전계획을 세우는 것이라면 출전계약 때에 임대전시를 신청하는 것이 무난할 것이다.
그 외로 전기와 급배수 압축공기의 신청은 주최자의 지시에 따라 소 정의 신청용지에 기입해서 지정일까지 제출한다.
전시회 당일에는 사전신청에 따라 지정업자가 모든 것을 수배하고 사 용량에 맞춰 후일 업자에 사용요금이 청구된다. 이와 같은 수속을 원활 하게 진행하기 위해서도 주최자의 지시에 따라 기일까지 확실하게 용지 를 제출하도록 한다.
보세의 신청은 해외로부터 출전사만이 아니라 국내의 상사와 수입업 자등 외국제품을 해외기업으로부터 위탁받아 출전할 때에 반드시 하지 않으면 안되는 수속이다. 보세전시장의 경우 이 신청수속 없이는 비과 세취급으로 제품을 국내에 들여오는 것은 불가능하다.
전시회는 몇십사, 몇백사라는 기업이 전국 내지는 세계속에 모여 행 하는 커다란 사업이기 때문에 그 원활한 운영은 주최자의 정확한 지시 에 얼마나 관계자가 따르느냐에 달려 있다.
전시회 참가 경험이 풍부할수록 출전사로서도 각 주최자마다 운영관 리면에서 차이가 마음에 걸리겠지만 전시회 운영은 한 회사라도 보조를 어지럽히면 크게 실패하기 쉬운 위험성을 갖고 있다는 것을 이해해 적 극적인 협력자세를 가져야 할 것이다.