4-6 사무국의 역할과 스케줄
5 출전사에 대한 충고 20선
마지막으로 전시회에 부수적으로 수반되는 세미나의 운영에 대해서 보기로 한다. 사무국이 전시회장내에 가설되고 장식과 출전제품의 반입 이 행해지고 있는 사이에 세미나 회장의 설립운영도 행해진다. 무역쇼 의 경우, 보통 세미나 회기와 전시회기는 거의 동시에 행해지는 것이 많기 때문에 양회장이 동일부지내에 있는 경우나 떨어져 있는 경우도 회장설립운영을 위한 준비는 개회식 전까지 반드시 완료할 수 있도록 스케줄을 짠다. 따라서 사무국으로서도 세미나 회장에는 전담의 스탭을 배속해서 원활한 운영을 도모하도록 유의할 필요가 있다.
회장의 설립운영에 들어가기전 세미나 준비로서는 청강자의 접수와 교재의 작성이 있다. 청강자의 접수는 원칙적으로 신청서와 청강료를 수령한 단계에서 정식접수로 한다. 다만 정원에 다찬 장소, 구역(섹션) 과 신청기한이 임박한 신청은 전화로 예약접수가 가능할 것이다. 그때 에도 가능한한 신청서와 수강료를 받도록 한다.
청강권의 반송이 시간에 맞지 않으면 당일 창구에서 은행지로 등의 증명서와 바꿔서 청강권을 양도하는 것을 신청시 알려둔다. 또한 회기 가까스로 신청하여 모든 수속을 시간에 못맞춘 수강희망자를 위해서 정 원미달인 섹션에 한해서 당일 접수를 만들어 그곳에서 신청을 접수하는 배려도 하여야 한다.
세미나 강사가 확보되고 강의내용이 어느정도 확실해지면 먼저 전시 회 입장자용 초대장에 게재하기 위해 주재와 요지를 강사선생분으로부 터 제출받는다. 그리고 회기의 약 2개월 전까지는 세미나 교재의 작성 을 위해 원고집필을 의뢰한다. 원고작성에 있어서는 서식과 매수의 제 한은 특별이 필요없지만 인쇄를 위한 여유를 생각해 가능한 한 빨리 의 뢰하고 이쪽이 의뢰한 기한을 지나도 원고를 제출하지 않는 강사에게는 몇번 재촉한다.
하나의 섹션에는 2개의 토픽이 포함되기 때문에 강사 두사람의 원고 가 준비되지 않으면 인쇄를 할 수 없다. 또 인쇄일정에 여유가 없으면 충분하게 교정할 수 없기 때문에 생각지 못한 실수가 발생하기 쉽다. 강사분도 바쁘겠지만 충실한 세미나를 주최하기 위해서는 확실한 세미 나 교재를 준비하도록 사무국과 강사와의 접촉을 긴밀히 해두는 것이 중요하다. 특히 외국인 강사의 경우 원고를 우송받은 일수를 고려해서 가능하한 여유있는 스케줄을 설정하여야 한다. 세미나 교재는 인쇄가 되는대로 일부는 강사선생님에게 사전에 넘겨 검토하도록 부탁한다.
세마나 개최중에 필요한 기계와 비품의 준비도 잊어서는 안된다. 마 이크와 흑판 정도라면 대개의 세미나 회장에는 준비되어 있지만 오버헤 드 프로젝트(OHP)와 슬라이드 영사기등은 미리 준비해 둔다. 그리고 동 시통역의 세미나라면 이어폰의 준비도 필요할 것이다. 강사 분들이 강 연할 때 사용하는 물병과 포인터, OHP 시트와 매직, 강연을 녹음한다면 녹음기재에 이르기까지 세심한 주의를 잊지 않도록 준비한다. 외국에서 강사를 초정할 때에는 강연중에 사용하는 기재는 미리 편지와 텔렉스로 확인해두면 좋다.
2) 기재의 체크도 확실하게 한다.
세미나 스케줄은 통상 오전중 1색션, 오후 1색션의 비율로 행해지지 만 각 색션의 도중에는 휴식시간을 둔다. 그때 청강자에 청강자에게 커 피를 서비스한다면 그 준비도 미리해 둘 필요가 있다. 전문업자들에게 각 청강자의 자리에 커피를 서비스하게 할 것인가, 셀프서비스로 할 것 인가를 세미나 회장의 입지환경과 세미나 예산을 고려하여 잘 검토해서 준비하여야 한다.
세미나 개시전과 종료후에 강사선생님이 편히 쉬는 장소로, 또한 강 사분와 통역과의 의견교환을 위해 강사대기실을 이용한다. 따라서 강사 대기실에도 음료수를 준비해 두어야 한다.
회장의 세팅은 전날 오후에 하면 충분할 것이다. 대개의 세미나 회장 은 이미 책상과 의자가 세팅되어져 있기 때문에 사무국에서 준비하는 것은 주로 회장에 청강자 유도를 위해 입간판과 접수대 설치 및 기재반 입이다. 세미나 강사의 대기실을 위해 별실이 없는 경우는 회장을 칸막 이해서 강사실을 만든다. 그곳에 극히 간단한 응접세트를 들여 놓는다. 강사대기실은 또한 세미나의 사무국으로서 교재의 납입장소로 이용되기 때문에 조금 넓게 설치해 두면 좋다.
준비단계에서는 전기계통에 이상이 없는가를 잘 확인한다. 마이크로 폰의 테스트와 오버 헤드 프로젝터(OHP), 슬라이드 영사기가 바르게 작 동하는가를 확인하고 강연을 녹음한다면 테이프레코드의 상태를 봐둔 다. 더욱 동시통역을 넣는다면 이어폰의 테스트까지 대충사용기재의 감 도를 체크한다. 세미나 스케줄은 확실히 시간대로 진행하지 않으면 모 든 것이 어긋나버리기 때문에 기재의 문제를 최소한 줄이기 위해서도 사전 체크를 정성스럽게 하여야 한다.
오버헤드 프로젝터(OHP)와 슬라이드 영사기는 두는 장소의 위치로 유 효하게 활용되지 않을 수도 있기 때문에 청강자의 시계도 고려하면서 설치장소를 조정한다.
세미나 회장의 인력으로서는 접수를 하는 사람과 강사를 주선하거나 회장의 준비와 정돈을 하는 사람도 필요하다. 정원이 차지않은 섹션에 대해서 당일 접수를 한다면 금전을 취급하게 된다. 그 경우는 안보상 경호원을 한사람 배치하면 좋다. 청강자 프로모션을 한영 2개국어로 해 서 외국인 청강자도 접수한다고 하면 접수처에 영어를 말할 수 있는 스 탭을 배치해 외국인 청강자와 외국인기자의 질문에 대응할 수 있도록 배려한다.
이처럼 세미나의 운영관리에도 꽤 신경을 써야하는 것이 많다. 또 세 미나 강사중에 세계적으로 저명한 분이 상정되기 때문에 세미나 사무국 스탭으로서 반드시 주최자측의 직원이 몇명이 대기하지 않으면 형편이 좋지않다.
세미나 접수업무로서는 세미나 개시까지 늦어도 30분전에는 접수를 할 수 있도록 준비를 마친다. 회장내는 자유석이기 때문에 일찍부터 내 장해서 자리를 확보하는 청강자도 있기 때문에 시간을 적당히 가늠해 보아 접수를 개시하도록 신경을 써야 한다. 이미 청강권을 갖고 있는 청강자에게는 청강권과 교환으로 청강자 뺏지와 교재를 준다. 신청이 늦어서 청강권을 받지 못한 청강자는 입금을 체크한후 청강자 뺏지와 교재를 준다. 당일 신청을 하는 사람에는 청강료와 교환으로 청강자 뺏 지와 교재를 준다. 때때로 전시회의 무료초대권으로 세미나도 무료로 청강할 수 있는 것으로 생각해 회장에 출입하는 사람도 있지만 접수처 에서 사정을 잘 설명해서 청강료를 받는다.
또 무엇인가 정회원등에 대한 특별할인을 인정하는 경우는 증명서의 제시를 원칙으로 하는 것이나 증명서 없이도 경우에 따라서는 특별할인 을 적용할 수도 있다. 강사선생님에게는 청강료에 더불어 교통비와 숙 박비가 지불되지만 세미나의 무료 청강권도 몇장 드린다. 이 초대권을 지참한 청강자는 즉시 청강자 뺏지와 교재를 주도록 한다.
강사선생과 통역인에게는 대기시간과 타합때에 차를 들이거나 커피등 의 일상사의 심부름을 하는 사람을 둔다. 또 각 섹션의 중도 휴식시간 과 섹션종료후에는 회장을 정돈하고 재털이와 흑판을 깨끗이 하기도 하 고 다음 섹션의 준비를 잘 해 놓는다. 커피가 셀프서비스로 나오는 경 우에는 종이컵의 뒷마무리와 우유와 설탕의 보급에까지도 신경쓰기 바 란다. 세미나를 녹음한다면 케이프가 도중에서 끊어지지 않도록 사람을 배치해 둔다. OHP와 슬라이드 영사기을 사용하는 강사의 세미나에는 회 장내의 조명을 켜고 끄는 사람도 필요할 것이다.
세미나는 전시회의 질적 수준향상을 도모하기 위해 기획된 것이다. 따라서 기획의 단계에서 이미 내용적으로는 꽤 높은 수준이 바람직하고 청강자도 그러한 의식을 갖고 회장에 출입한다. 어느정도 강연자와 내 용이 훌륭해도 프로모션 방법과 운영면이 원활하지 않으면 전문가를 위 한 세미나로서 성공했다고는 말할 수 없을 것이다. 전시회의 성공을 더 욱 만족할 수 있도록 하기 위해서도 세미나의 성공은 필수적인 조건인 것이다.