4-5 대외창구가 되는 사무국을 설치한다
4-7 세미나의 운영과 관리의 방법
전시회는 목적에 따라 회기 기간이 전혀 달라진다. 만국박람회등의 퍼블릭쇼라면 회기를 꽤 장기간 설정해 가능한한 많은 사람들의 입장을 기대한다. 반대로 무역쇼의 경우는 통상 3일에서 4일의 회기중에 질높 은 입장자를 초청하는 것이 중요하다.
회기는 3일 또는 4일이라도 전시공간 장식과 출전제품의 반입.조정, 회기후의 철거작업 등을 위해서 전시회장은 전후를 합쳐서 1주일부터 1 0일간 정도 사용된다. 그간의 전시회장 전체의 운영관리는 사무국이 전 책임을 갖고 있다. 그 때문에 사무국은 끝없이 회장전체에 신경을 써 모든 작업이 밀리지 않고 행해지고 있는가를 체크하지 않으면 안된다. 여기서는 전시회장으로 사무국이 옮긴후 사무국을 통한 전시회의 움직 임을 순서에 따라 설명해 보자. (p.238참조)
전시회장에서 최초로 행하는것은 사무국 자체의 비품반입이지만 그와 동시에 지정장식업자에 의한 전시공간 분할이 행해진다. 전시공간도면 대로 바닥면을 측정해서 각출전사의 신청에 따라 구분한다. 그것을 기 초로 각 출전사는 자사의 공간에 전시공간을 만든다. 기초장식 전시회 라면 그 구분에 따라서 지정장식업자가 기초장식까지를 베풀어 출전사 에 인도하는 것이다. 공간양도의 전시회라면 이 횡선에 의해 구분된 공 간을 출전사에 양도하는 것으로 이는 계약의 수행으로 간주된다.
횡선은 전시회장이 꽤 넓은 경우나 몇 채를 사용하는 경우에는 반입 전일 밤부터 행해지지만 중간규모의 전시회라면 반입당일의 아침에 행 해지기도 한다.
반입작업은 역시 전시회장의 넓이와 출전사수에의해 필요 일수가 달 라지지만 제한된 시간내 많은 반입차량이 회장을 둘러싸 교통체증을 불 러일으키지 않도록 충분히 여유를 갖고 2-3일에 나누어 작업이 행해지 도록 스케줄을 짜고 출전사에게는 그 스케줄에 철저하게 따르도록 부탁 한다. 동시에 회장내에 차량마다 진입해 물건을 반입하고 있는 차가 다 른 출전사의 방해가 되지않는가를 끊임없이 체크해 전출전사의 반입스 케줄을 망치지 않도록 배려하지 않으면 안된다.
이것은 회장내 주차금지의 방송을 사무국에서 정기적으로 해서 각 출 전사의 협력을 구축하도록 한다. 자칫하면 자사의 반입을 가능한 한 빨 리 끝내려고 통로의 한가운데 트럭을 멈추고 작업을 하는 출전사도 볼 수 있다. 그와 같은 출전사에는 사무국에서 차의 이동을 촉구하고 타사 에 편의를 도모하는 것으로 전시회전체의 운영이 원활하게 행하여지도 록 한다.
사무국에서는 오후 3시경이 되면 그날 잔업을 필요로 하는 출전사를 위해 잔업계의 제출촉구 방송을 한다. 이것은 배산.배관공사 후는 시간 외의 전기.가스 등의 사용허가도 당연히 포함된다. 잔업을 할까 말까를 정해진 시간까지 결정하지 못한 출전사도 있기 때문에 잔업서류 접수방 송은 오후 3시 이후 몇회 반복한다. 또 외국의 출전사가 있는 경우는 당연히 영어에 의한 보도도 유의하기 바란다.
이러한 서류는 사무국내에 준비해두고 필요에 따라 출전사에 기하도 록 하지만 기입에 빠짐이 없도록 확인하면서 접수계나 경비원이 체크하 기 쉽도록 잘보이는 벽에 붙이는 등 작업상황을 한눈에 정확하게 파악 할 수 있도록 연구한다.
어느 정도 장식이 완성되면 전시공간 조립위치에 위반이 없는가를 확 인한다. 폭 3미터깊이 2.7미터로 전시공간 계약을 하고 있는 것에 깊이 도 3미터로 설계하고 있는 출전사와 사무국의 사전의 승인을 얻지 못했 는데도 극단적으로 높이 장식하는 출전사는 소방법에 위반되기 때문에 그 장소에서 빨리 디자인의 변경신청을 하지 않으면 안된다. 그렇지 않 으면 한두회사의 소방법위반 때문에 전시회 전체의 운영허가가 나오지 않을 수도 있다. 이처럼 항상 몇십개사 몇백개사 전체의 조화를 위해 조정을 담당하는 것이 사무국의 임무이다.
각 출전사에는 오전9시경부터 오후 5시경까지 반입을 완료하도록 미 리 출전사 설명회와 출전요항등을 통해서 전해둘 필요가 있다. 그리고 반입종료의 5분정도전이 되면 반입구의 셔타를 닫는다는 방송을 해서 차량의 퇴장을 재촉하도록 한다. 이것도 또 관내에 진입해 있는 차량의 상황을 계속 확인하고 몇회 되풀이해 방송하는 것에 의해 5시까지 모든 반입작업을 완료하도록 한다.
2) 오프닝에 지장이 없는가 엄중히 체크한다.
반입의 최종일에는 보세화물의 빈상자를 둘 장소를 확인한다. 또 장 식과 출전제품의 배치가 완료된 저녁때에는 전화의 전시공간내 설치위 치 희망용지를 각출전사에 배포해서 희망을 기입하도록 한다.
또한 모든 반입작업이 완료된 오후 6시경부터 전기와 수도의 배선과 배관에 확실하게 깔려있어 통행인에게 불편하지 않는가 체크하고 다니 는 것도 사무국의 일이다. 배관.배선의 확인은 통행상의 안전성이라는 것과 재난방지상의 안전성 양면에서 생각해도 대단히 중요한 것이고 이 체크를 게을리 했기 때문에 대형사고가 일어나지 않도록 관내의 구석구 석까지 주의해 돌아보도록 유의해야 한다.
전시회의 내용에 있어서는 반입일과 전시회 기간 사이에 전시품의 시 험.조정일을 설정하는 곳이 있다. 이것은 주로 최종소비재 보다는 기계 전시가 많은 경우에 필요하지만 출전제품에 따라서는 장기간 조정이 필 요하기 때문에 조금 여유를 갖고 스케줄을 세울 필요가 있다. 시험.조 정일에는 우선 통신과 압축공기, 수도 등의 공급을 확인한다. 모처럼 기계의 조정을 하려고 일찍부터 회장에 나와도 전기가 통하지 않으면 기계가 움직이지 않는다. 이처럼 되지 않도록 사무국은 출전사 스탭이 회장들어오기 전에 제일 먼저 전기, 공기, 수도의 공급을 체크한다.
또 가설전화의 공사가 행해지는 것도 이 시험.조정일이 많다. 전날에 제출받은 전시공간내의 희망위치에 미리 전화국에 의해 지정된 번호의 전화가 가설된다. 작업자체는 전화국에 일임 되지만 공사가 전부 종료 된 후에는 사무국에 의한 확인작업이 행해진다. 전화는 비지니스에 대 단히 중요한 통신수단이다. 각출전사가 희망한 위치에 결정된 번호의 전화회선이 배선되어 있지 않으면 전시회 당일 사무의 혼란은 불가피할 것이다. 인간이 하는 작업이고 실수가 전혀 일어날 수 없다는 보장은 없지만 그것을 사무국의 체크에 의해 미연에 방지하면 전시 회전체의 운영이 원활하게 된다.
시험.조정일에도 계속 반입을 하는 출전사도 적지 않다. 미리 계획된 시간내에 장식이 늦어지거나 출전제품의 반입 스케줄이 어떤 이유로 예 정대로 행하지 못한 경우 등 기계의 반입과 시험.조정이 거의 동시에 행해진다. 그 때문에 반입차량의 위반주차는 시험.조정일도 체크해야 한다. 반입을 마치고 차량을 전시회장에서 빼지않고 조정을 시작하는 출전사 및 입구 가까운 장소에 장시간차를 세우고 있는 출전사는 사무 국에서 차량의 이동을 부탁한다.
각 출전사의 준비가 전부 완료된 곳에서 사무국은 회장전체를 둘러보 고 다음날의 회장 오프닝에 지장이 없는가 체크한다. 그때 주의하기 바 라는 것은 모든 전시공간도면과 게시물에 기재 실수가 없는가를 충분히 확인하는것이다. 특히 회사명에 대한 실수는 입장자의 혼란을 초래할 뿐이고 출전사에 대해서도 변명의 여지가 없을 만큼 커다란 실수이기 때문에 2중 3중의 체크 체제가 필요하다.
금연싸인과 흡연소의 표시등 이외에 전시공간위치를 알리는 번호싸인 과 내부의 전시공간으로의 유도를 촉구하는 입간판도 미리 예정된 장소 에 효과적으로 놓여 있는가를 확인하는 것을 잊지 말아야 한다.
3) 회기중의 책임분담은 자세하고 명확하게 결정해 둔다.
전시회 첫날은 아침부터 개회식의 준비로 사무국은 대단히 바쁘다.
개회식의 장소와 재료의 수배에서 연설자로 온 귀빈들의 접대에 이르 기까지 아침의 30분에서 1시간 사이에 솜씨있게 행하지 않으면 안된다. 또한 그 시간에 안내양(컴파니언)에 작업내용의 지시 및 각 출전사의 질문과 요망에의 대응을 지시하지 않으면 안되기 때문에 사무국내에서 도 미리 면밀히 타협해 둘 필요가 있다. 당일의 담당을 자세히 결정해 두는 것과 함께 출전사의 대응에 관해서는 누구라도 즉시 답할 수 있도 록 경험 얕은 스탭에게는 매뉴얼을 작성하거나 미리 상세히 설명해 둔 다.
첫날 사무국의 업무중 또 하나 중요한 것은 소방서의 응대이다. 첫날 오전중에는 전시회장의 관할소방서에 의해서 재난방지상의 순찰검사가 행해진다. 소방법과 전시회장에 있어서의 규칙에 대해서는 이미 설명한 대로지만 위험물의 반입이 사전의 신청대로 행해지고 있는가, 소방법의 규정내에서 전시공간장식이 이루어져 있는가등이 꽤 면밀히 체크된다. 그 외에 문제가 없다면 제출된 서류에 기재되어 있는 범위내에서 맨불 의 사용 등의 금지행위가 해제된다.
만약 위반이 그 장소에서 적발되면 그 출전사는 즉각철거를 명령받기 도 하고 전시회 자체의 개최가 허가되지 않을 수도 있기 때문에 사무국 으로서는 순찰검사 이전에 독자적으로 체크해 두면 좋을 것이다.
무역쇼의 경우 각 출전사가 전시공간내에서 實演과 데몬스트레이션을 하는 것이 많기 때문에 전시회기중은 관내방송은 원칙적으로 하지 않는 다. 다만 소방법에 기초해 장내의 금연과 담배는 정해진 흡연소에서의 흡연을 내장자에 촉구하거나 긴급하다고 판단되는 업무통달에 한해 방송한다.
각 출전사에는 전시공간내의 전화로 외부와 연락을 받고 내장자에 대 한 메세지는 모두 거절하든가 출입부근에 전언판과 같은 것을 준비해 메세지를 붙여두는 정도로 해둔다. 몇천명 몇만명의 입장자에 대한 서 비스로서 모든 전언을 전달하는 것은 불가능하기 때문에 설령 입장자 서비스의 일환으로 전언을 취급하는 경우에도 어디까지나 출전사의 방 해가 되지 않는 범위에 한정할 필요가 있다.
전시회 최종일에는 아침부터 반출을 위해 차량이 회장내에 밀어닥치 기 때문에 이 차의 교통정리가 사무국 최대의 일이다. 대개의 차는 출 전사에 위탁된 운송업자의 트럭이고 이들업자는 조금이라도 빨리 작업 을 끝내고 돌아가려고 하기 때문에 자칫하면 질서를 흐트리기 쉽다. 회 장에 온 순서로 정리권을 배포하여 경비와 함께 원활히 유도할 수 있도 록 미리 면밀한 계획을 세워 두는 것이 필요할 것이다.
또 전시회가 종료하자마자 반출작업이 시작되기 때문에 페장전에는 각 반출구에 사무국 스탭과 경비를 배포하여 혼란이 없도록 만반의 태 세를 짜둔다.
준비기간과 달라 반출철거는 꽤 단기간에 집중해서 한다. 대규모인 전시회와 보세화물이 많은 전시회가 아닌 한은 대개 회기종료후와 그 다음날로 반출철거가 완료된다. 모든 것이 완료한 후에 사무국에서는 회장전체의 청소를 업자에게 지시하고 회장내의 파손등을 체크해서 점 검한다. 이것으로 문제가 없다면 각전시관의 열쇠를 전시회장의 소유자 에 반환하는 것으로 모두 운영업무가 종료된다.
이처럼 사무국은 끊임없이 전체의 움직임이 원활하도록, 어느 때는 전면에 등장하고 또 어떤 때는 간접적으로 다방면에 걸쳐 여러가지를 지시한다. 한편의 요망을 받아들이면 한편이 반발하는 등 쌍방의 의견 을 계속조정해 전체의 균형을 생각하면서 지휘하는 것은 대단히 어려운 일이지만 이것이야말로 사무국의 중요한 업무다. 면밀한 타협에 기초해 서 보다 좋은 전시회 운영을 위해 끊임없는 노력을 게을리 하지 말아야 한다.