4-3 소방 * 경찰 * 세관과 전시회 관계
4-5 대외창구가 되는 사무국을 설치한다
회기전의 준비가 갖추어져 회기까지 얼마남지 않았어도 주최자가 해야할 작업은 아직 많이 남아 있다. 단기간에서의 반입을 원활하게 하기 위한 준비, 회기중 문제점없이 전시회를 운영하고 입장자도 출전사도 만족할 수 있는 서비스의 제공을 가능케 하기 위한 준비 등, 면밀한 스케줄하에 모든 작업을 예정대로 진행시키지 않으면 안된다.
그 가운데 특히 잊어서는 안되는 것으로는 전시회 회기중에 필요한 각종 인쇄물의 준비이다. 이것만은 당일 준비하지 않으면 기존의 것을 이용하는 것이 불가능하기 때문에 여유를 갖고 빨리 준비를 시작하는 것이 중요하다.
회기까지 준비할 인쇄물 중에서 가장 장시간 준비가 필요한 것은 전시회의 출전사와 출전제품을 상세히 설명하기 위한 전시회 안내책자의 제작일 것이다.
국제전으로서 선전하고 있는 전시회라면 적어도 한영 2개국어의 안내책자를 만들 필요가 있다. 해외에서 입장자가 한국의 전시회를 견학하러 와서 제일 곤란한 것은 자료가 모두 한국어로만 쓰여져 있는 데다가 출전사의 스탭에 영어를 할 수 있는 사람이 없기 때문에 자신의 흥미가 있는 제품에 대한 지식을 전혀 입수할 수 없다는 것이다. 이와 같은 고통스런 사정에 조금이라도 대처하기 위해서도 주최자측의 서비스로서 한.영 2개국어의 안내책자를 준비하는 것이 중요하다.
안내책자에 필요한 항목으로서는 주최자의 인사, 내빈 혹은 후원단체와 주한대사관에서의 메세지로 시작하고 세미나가 개최되어지고 있다면 그 프로그램 출전사 일람표 및 각사의 프로필 출전제품에서 출전사명을 할 수 있는 프로덕트 파인더 등이 포함된다. 안내책자는 일반지와는 성격이 전혀 달라 컬라페이지와 사진, 삽화 등을 수많이 집어넣거나 호화하게 할 필요는 ㅇ벗지만 보는 사람이 자신이 원하는 정보를 간단하게 빼낼수 있도록 고려를 한다.
이러한 항목중에서 출전사는 제출하는 출전요항의 원고를 기초로 편집되는 것이 출전각사의 프로필과 프로덕트 파인더이다. 출전사 프로필에는 회사명, 회사소재지, 전화번호, 담당자명외에 출전제품명과 제품번호가 최소한 기입되지 않으면 안된다.
그외 페이지에 여유가 있으면 출전제품의 사진과 제품소개서들을 게재하면 충실한 정보를 제공할 수 있다. 프로덕트 파인더는 출전제품을 범주별로 분류해 제품별로 출전사를 찾을 수 있도록 편집해 둔다. 그때 출전사명만 아니라 전시공간번호를 같이 기입하면 더욱 편리하게 된다.
각 항목도 한국어의 부분은 가나다라 순으로, 영어의 부분은 알파벳순으로 소개하면 보다 보기 쉬운 안내책이 될 것이다. 안내책자는 업셰의 관계자가 살펴보는 것이기 때문에 제품명과 회사명등을 틀리지 않도록 세심한 주의를 기울여 편집해야만 한다.
입장자를 위해 준비할 인쇄물에는 안내책외에 입장자 뺏지가 있다 입장자 뺏지는 주최자에 의해 여러가지 형식의 것이 준비된다. 씨일처럼 가슴에 붙이는 것, 단단한것, 가슴주머니에 꽂도록 되어 있는 것 등 주최자와 주최전시회의 종추, 예산과 목적 등에 의해 달라진다. 어느 것을 사용하는 가는 이미 사용된 뺏지를 참고로 각자 검토하여야 하지만 무역쇼에서는 입장자 뺏지를 반드시 준비하여야 한다.
미국의 무역쇼에서는 입장자의 등록에 컴퓨터가 사용되고 있고 전시회에 내장한 사람의 정보가 그곳에서 컴퓨터로 입력되기 때문에 전시회종료와 동시에 입장자 목록이 완성되는 시스템이 되어 있는 것도 많다. 일분의 경우는 한자에 의한 자료처리의 번잡함에서 미국처럼 시스템을 실용화하고 있는 주최자는 거의 존재치 않지만 내장자의 정보처리는 이후의 일본전시회 운영의 과제라고 한다.
현실문제로서 그때까지는 무리가 있어도 출전사쪽에 어떠한 입장자가 회장에 와 있는가를 알 수 있도록 연구하는 것은 중요하다. 그러기 위해서는 입장자 뺏지를 어느 정도의 업종과 직종별로 미리 나누어 두면 그 뺏지를 종류에 의해 출전사는 자사의 전시공간내에 입장한 사람이 어떤 목적으로 제품을보고 있는가 대충 알아낼 수 있다. 또 회사명과 담당업무 등을 기입하는 칸을 만들어 두면 각 출전사는 거래처의 사람과 라이벌회사의 사람을 분별하는 것에 도움이 된다. 무역쇼와 일반쪽의 박람회 및전람회와의 차이는 실로 이 점에 있다.
박람회와 전람회의 입장자는 일반대중이기 때문에 입장지 뺏지를 발행하려고 해도 그것은 요금을 지불했는가의 확인정도의 의미밖에 갖지 않는다. 그에 반해서 무역쇼의 입장자는 목적을 갖고 회장에 출입한다. 입장자의 목적과 출전사의 목적이 일치해 상담이 성립하는 것이야말로 전시회가 성공했다고 말할 수 있기 때문에 출전사에 대해 질이 좋은 입장자가 다수 회장에 출입하고 있는 전시회인것을 증명하기 위해서도 입장자 분석은 무역쇼의 가장 중요한 기초작업의 하나라고도 말할 수 있다.
특정사람을 대항으로한 전시회라면 출전사와 입장자의 차이를 명확하게 하는 것과 함께 입장자가 어떤 사람들인가를 출전사에 알리기 위해서도 입장자 뺏지의 활용을 생각하기 바란다.
2) 각종 뺏지, 증명서를 준비해 둔다.
이 외에 반출입기간 중 필요한 것, 출전사쪽 주의사항 등 전시회운영 을 원활하게 진행하기 위해 사용되어지는 인쇄물이 몇 가지 있다. 먼저 입장자 대상의 뺏지를 만드는 것과 마찬가지로 출전사에서는 출전사 뺏 지가 필요하다. 또 반출입기간중에는 출전사의 사원과 주최자 스탭외에 출전사와 주최자 지정업자도 다수 출입한다. 이런 사람들을 위해서는 출전사 뺏지와는 별도로 공사자 뺏지를 준비한다.
출전사 뺏지는 반출입기간을 포함한 全전시회 회기에 통용하는 것에 반해서 공사자 뺏지는 반출입 기간중의 사용에 제한하고, 더욱 출전사. 공사자 뺏지도 출전요항에서 미리 필요매수를 신고받는다. 이렇게 하면 주로 방범상 불필요한 사람의 입장을 저지하는 것이 가능하다.
반출입차증도 미리 출전요항에서 필요매수를 확인해 두어야 한다. 이 것은 차량에 의한 출전물의 반출입을 원활하게 하기 위한 것만이 아니 고 관계자 이외의 자동차입장을 방지하기 위해서도 필요하다.
몇개의 전시관에 회장이 분산해 있고 또한 반입구가 각관처럼 수개소 로 나누어져 있는 전시장의 경우는 색구분을 해서 반출입(반입 및 출 입) 차증의 구별을 확실히 시켜두어야 한다. 이 반출입차증은 통상 트 럭과 봉고, 승용차의 앞 유리부근에 잘 볼 수 있도록 붙여 반출입 때 경비원의 체크을 위해 가능한한 보기쉬운 것으로 하도록 연구한다.
반출입차증과는 별도로 물품반출승인서라는 서류도 중요하다. 이것은 출전제품을 반출할 때에 경비원에게 넘겨야 하는 것이지만 그렇게 하는 것에 의해 도난을 방지한다. 물품반출승인서에는 담당자명, 회사명, 전 시공간번호외에 가지고 나오는 제품의 명칭과 수량을 기입받고 주최자 의 승인을 얻은 후에 반출한다. 따라서 1 회의 반출당 1장의 물품반출 승인서가 필요하다.
반출시는 어느 출전사도 빨리 작업을 마치고 돌아가고 싶기 때문에 회장출입구 부근은 상당히 혼잡하다. 그런 가운데 관계자 밖에 입장할 수 없는 회장에 있어서도 또는 고의든 부주의에 의한 것이든 어떤 물건 이 분실될 우려가 있다. 그것이 사무용품과 회기중만의 사용물 정도라 면 손실은 그리 크지 않지만 출전제품 그 자체인 경우의 피해는 막대하 다. 이와 같은 도난을 최소한으로 방지하기 위해서는 번거럽지만 반출 때 물품체크 체제를 확실하게 하여야 할 것이다.
출전사와 주최자 및 지정업자와의 통신을 원활하게 하기 위한 것으로 서는 출전요항 외에는 잔업서류와 시간외 전기.수도.압축가스 공급의뢰 서 등 두 종류의 서류를 준비한다.
잔업서류는 문자대로 시간외에 작업을 계속하는 출전사에서 제출하는 서류이다. 출전사명과 전시공간번호에 현장책임자명을 쓰고 잔업예정시 간과 인원수를 기입한다.
작업의 유무는 전시회의 내용에 있어 꽤 달라지지만 최총소비재가 많 은 전시회라면 장식준비가 늦어지는 경우는 그다지 잔업이 없는 것에 반하여 정밀기계가 많이 출전된 전시회는 심야에는 새벽녘까지 기계를 조정하는 출전사를 볼 수 있다. 경비원은 24시간체제로 전시회장의 경 비에 임하지만 이 잔업서류를 기초로 회장내를 순찰하게 된다.
전기.수도.압축공기의 공급은 배관공사가 끝나고 사용허가된 시점에 서부터 최종일의 전시회 완료시점까지 행해지지만 원칙적으로는 9시에 서 5시까지 공급에 한한다. 다만 기계의 시험.조정을 위해서와 개장전 부터 기계을 움직여둘 필요가 있는 경우는 신고에 의해 그 출전사에 시 간외 공급을 인정하는 경우가 있다. 그 경우는 잔업서류 이외에 시간외 전기.수도.압축공기 공급의뢰서를 기입하도록 한다. 항목은 잔업서류와 마찬가지로 관계없지만 잔업서류가 방범상의 서류로서 경비원의 관할인 것에 대해서 시간외 공급외뢰서는 각지정업자의 작업상 필요한 서류이다.
이러한 인쇄물을 실제로 이용하는 것이 경비원이거나 지정업자이지만 모든 것을 주최자가 전시회 진행사무국으로서 준비해두지 않으면 안된 다. 또 안내책자와 입장자 뺏지 등 전시회 마다 만들 필요가 있는 것도 많지만 물품반출승인서와 잔업서류 등 모든 전시회에 공통으로 사용되 는 것도 있고 필요부수도 전시회마다 가지각색이다.
그 때문에 인쇄할 때에는 사전에 부수와 가격을 면밀히 검토해서 무 리없는 운영을 하는 것과 동시에 회기 시간이 늦는 일이 없도록 충분히 여유를 갖고 준비해야 한다.