4-2 출전요항을 만들어 배포한다
4-4 회기에 필요한 인쇄물을 준비한다
여기서는 주최자로부터 소방서. 경찰서. 세관에의 사람의 움직임을 간단히 기술하기로 한다.
우선 최초로 주최자와 소방서의 관계를 설명한다. 출전사설명회의 부문에서 간단하게 다루었지만 전시회와 소방서의 관계는 불가분의 관계이다.
재난방지상의 여러가지 규제가 행해지는 것은 전시회장에 제한되지 않고 사람이 많이 모이는 호텔, 극장, 영화관에서 오피스호텔에까지 미친다. 평상시는 무의식적으로 보는 비상구의 금연사인의 하나하나가 소방법의 규정에 의해 설치된 것이고 전시회장만이 예외일 수는 없다.
전시회장에서 특히 엄격하게 규제되고 있는 것은 불이 있는 물건에 대한 방화조치이다. 예를 들면 회장내에서의 흡연은 원칙적으로 지정된 흡연장소 이외에서는 인정되지 않는다. 다만 전시공간내에 소화기를 설치하고 있는 출전사에 대해서는 넓은 재떨이의 설치가 인정되고 있다. 주최자는 이것을 출전사설명회와 의논 때에 출전사는 잘 설명하는 것과 함께 내장자를 위해서는 흡연코너를 회장내에 설치하고 또 그 위치를 소뱅서에 미리 보고할 의무가 있다.
화기의 사용도 소방법에 의해 철저히 규제되고 있다. 화기로는 화로, 오븐, 보일러, 스토브, 드라이어, 화명장치가 붙은 기계와 그외 화염성의 보든 것이 포함된다. 이것들의 사용은 사전에 신청서를 소방서에 제출하고 허가를 받은 것만 사용이 인정된다. 따라서 출전사는 제출하는 신청서에는 제품설명용의 카탈로그를 첨부해서 주최자가 지정장식자에 반송하도록 지시하는 것을 잊어서는 안된다.
위험물로는 다음의 것을 가리킨다.
유류
제1류......가솔린, 락카, 신나, 알콜류
제2류......램프류, 경유류
제3류......중유, 기계류, 디젤유류
제4류......윤활유, 동물유, 실물유류
*고압액체가스*
산소, 수소, 질소, 이산화탄소 등의 고압압축가스
프로판가스의 반입은 일체 인정되지 않는다. 프로판가스를 꼭 사용할 때에는 전시회장의 설비를 이용하는 방법이 있기는 하나 반드시 사전에 주최자와 상담하도록 출전사에 전달한다. 위험물의 반입은 사전신청에 의해 소방서가 허가한 것만이 인정된다. 그러나 어떤 위험물도 하루에 사용하는 최소 필요양으로 반입이 제한된다.
신청용지는 주최자와 지정장식업자가 일괄해서 소방서에 제출한다. 소방서는 보든 신청서를 잘 검토한 수에 사용허가를 각 출전사에 교부한다. 또 실제로 이 신청대로 취급이 되고 있는가 검사를 행한다. 소방서의 입회검사는 보통 전시회 첫날 오전중에 행해진다. 소방서는 신청대로 소방법의 규제범위내에서 전시가 행해지지 않는 출전사에 대해서 즉각 퇴장을 언도할 수 있는 권한을 갖고 있을 뿐만아니라 그와 같은 출전사는 다수 보여지는 전시회에 대해서는 즉시 중지를 명령할 수도 있다.
이상으로 소방서에 대한 신청은 신중하게 실수가 없도록 하여야 한다. 그러기 위해서는 주최측에서도 올바른 소방지식을 몸에 익혀 출전사로부터 질문에 응답할 수 있도록 하는 것도 중요하다. 신청서를 정리하는 것은 주최자이기 때문에 이 단계에서 신청서에 잘못은 없는가, 신청내용이 소방법의 규정범위내에서 행해지는가를 체크할 수 없어서는 소방서의 입회검사에 대응하기가 어렵다.
2) 경찰과 세관의 역할도 알아두자.
무역쇼와 경찰서와의 관계는 눈에 띠게 두드러지지 않지만 역시 불가분의 관계이다. 특히 첨단기술이 다수 전시되어 있는 무역쇼는 회기전에 관할 경찰서에 협력을 요청할 수 있도록 유의하여야 한다. 그 이유는 산업스파이의 감시다.
초대자를 위한 전시회라 해도 당일 접수에 의해 입장료를 집불하면 누구라도 입장이 가능하기 때문에 실질적으로 스파이 입장을 저지하는 것은 어려울 것이다. 그러나 그 움직임을 감시하는 것은 경찰의 임무이기 때문에 전시회의 내용과 출전제품의 경향 등을 미리 경찰에 설명해 두면 당일은 기꺼이 감시해 줄 것이다.
구체적으로 회기중 입장등록소 부근을 경찰이 감시해서 산업스파이의 블랙리스트에 실려있는 인물을 체크한다. 또한 회기종료후에는 등록자 전목록 중에서 문제가 될 듯한 입장자를 뽑아서 관할 경찰서에 보고하면 그 목록에서 스파이의 산출도 행한다.
산업스파이는 때로는 직접 주최자를 방문해 정보의 제공을 요구하는 경우도 있다. 무역쇼의 주최자라면 그 산업계에 대한 지식도 깊고 정보도 많이 갖고 있다고 생각되기 때문에 어떻게등 내부로 들어가서 비공개의 정보를 입수하려고 하는 것이다.
이외에 경찰본래의 임무인 교통정리의 협력은 말할 필요도 없다. 하루에 수 천명, 수 만명이 좁은 회장에 밀어닥친다. 차로온 사람, 전철이나 버스로 온 사람, 교통수단은 여라가지 있어도 질서유지를 위해 미리 사람과 차의 움직임을 가능한한 알기 쉽게 도식화한 계획표를 작성해서 주최자로서의 배려를 나타낸 후에 경찰의 협력을 요청하기 위해 인사방문해도 좋다.
마지막으로 세관과 전시회의 관계인데, 이것은 이미 몇 차례 설명하였으므로 대략 이해가 된다고 생각하지만 조금 더 설명을 하려고 한다.
전시회가 국제적인 규모로 행해지면 행해질수록 출전물로서의 외국제품이 전시회를 위해 한국에 반입되게 됨으로 큰 국제전이 개최될 때에 세관에서의 통관사무가 일거에 증가한다. 또 전시회장을 보세전시장으로 할 때는 신청을 주최자가 행하지만 이 신청서를 검토하거나 허가를 내는 업무는 관할 세관이 취급하고 있다. 이것들의 사무를 원활하게 호의적으로 행하기 위해서는 주최자로서 사전에 세관을 방문해 전시회의 취지와 외국 제품의 반입상황 등을 직접 설명해두는 것이 중요하다. 아무리 관공서일이라 해도 사전설명과 주최자의 성의가 나타난 전시회의 취급과 성의 없는 주최자의 전시회의 취급에서는 후자쪽의 대우가 좋을리가 없다.
이처럼 소방서, 경찰서, 세관이라는 3개의 큰 공공기관의 협력이 그 성사여부에 큰 영향을 끼치는 것도 전시회가 가진 커다란 특징이다. 이것은 주최자가 신문사와 공업회라고 하는 공공성을 가진 조직이나 사기업에 있어서도 마찬가지이다. 전시회를 주최사는 것 자체가 극히 공공성이 높은 비지니스이고 수익성 이전에 산업의 발전이라든가 무역마찰의 해고에 어느 정도 도움이 되는가 하는 것이 개최취지로서 충분하게 생각되지 않으면 안된다.
그러기 위해서는 이미 앞장에서 기술한 것처럼 기획의 단계에서 많은 공적기관의 협력이 필요로 되지만 운영관리면에서는 여기서 설명한 소방. 경찰. 세관이라는 공공기관의 원조가 중요하게 된다.
전시회의 개최는 설령 사기업이 주최자 일지라도 기획의 최초부터 전시회 종료까지 항상 공적인 조직과의 원활한 협력체제가 이루어져야 비로소 전시회를 성공으로 이끄는 것이 가능하다.감정적인 대립과 비합리적인 이유로 이 협력체제를 깨지 않도록 항상 대화의 기회를 갖고 전시회를 성공으로 이끌기 위한 노력을 게을리 하지 말아야 한다.