4 전시회의 운영과 관리
4-2 출전요항을 만들어 배포한다
전시회를 주최하기 위해서는 면밀한 스케줄 아래서 대외 프로모션을 계속하고 주최자측 에서 필요한 조정사항도 동시에 처리하지 않으면 안된다. 그 어느 것 하나가 빠져도 출전사, 주최자 쌍방에 있어서 만족한 전시회 운영은 불가능하다.
이 장에서는 전시회의 프로모션때에 주최자 측에서 필요로 하는 조정항목을 설명하면서 전시회의 운영상 필요한 체크 포인트를 기술한다.
먼저 전시회의 운영에 필요한 외부의 원조를 선정한다. 하나의 전시회를 주최하는 데 설 령 그것이 규모가 작은 것이라고 해도 뒤에서 전시회를 지탱하는 사람이 몇백명 존재한다. 그런 스탭을 전문분야마다 모두 주최자가 고용한다는 것은 경비면에서도 부담이 되지만 전 시회 회기가 반출입기간을 포함하여 1 주간에서 10일 정도인 점을 생각하면 너무 불필요하다.
이러한 불필요함을 피하기 위해 전시회마다 지정업자의 형태로 각 분야마다 전문회사와 계약해서 전시회의 운영에 원조를 지원 받는다. 전시회의 운영은 주최자의 기획력과 이러한 지정업자의 원조에 의해 제휴행동이 당일의 성공여부를 크게 좌우한다고 해도 과언은 아니다.
전시회를 운영하기 위해 필요한 외부의 힘으로는 각 출전사의 전시공간 및 회장내의 싸 인보드 등을 제작하는 장식, 출전제품의 실연에 필요한 것을 공급하는 전기, 급배수, 압착공 기, 전시공간 내의 제품설명과 회장접수를 담당하는 컴패니언(안내요원)등을 파견하는 인력 서비스, 24시간 체제로 회장을 지키는 경비, 회장에 짐의 반출입과 보세화물을 취급하는 운 수. 통관업자가 존재한다.
이러한 업자가 제공하는 것은 서비스라는 원가없는 부분이 많기 때문에 사소한 조건의 차이와 성의 및 신뢰성이 전시회 당일에 직접적으로 운영에 영향을 미친다. 선정때에는 동 일업자중 몇 개사를 평가해 조건이 좋은 회사를 선택하는 것과 함께 신뢰있는 회사를 지정 하는 것이 중요하다.
먼저 회장선정과 동시에 선정하는 것이 장식업자다. 회장을 주최자가 설정한 기본의 전 시공간 크기에 따라 공간을 나누는 것에 의해서 주최자로서는 최대 전시공간수에서부터 전 시공간요금에 의한 예상수입을 산출할 수 있다. 이것이 수입으로서는 최대의 항목으로 되기 때문에 가능한 한 빠른 시기에 장식업자를 선정하여 예산안 제출때에는 정확한 숫자를 사용 하도록 한다.
2) 장식업자, 전기업자를 선택한다.
장식업자느 주최자 지정의 업자로서 기초 전시공간 장식을 모두 취급한다. 출전사 모집 개시때에 DM으로 팜플렛에 동봉되는 전시공간 도면에는 기초전시공간요금이 게재되는 것 이 보통이지만 그 때문에도 장식업자의 조기선정이 필요하다.
더욱이 소방법의 규정속에는 전시장식에 관한 많은 제한이 포함되어 있고 위반한 전시회 에 대해서는 즉각 전시회의 중지를 선고하는 경우도 있기 때문에 이같은 규정에도 정통하고 회장 전체의 소방체제를 통솔할 수 있는 책임있는 업자를 선정하기 바란다.
전기업자는 문자대로 회장내 출전사에 전기배선공사와 공급을 혼자서 책임진다. 각 출전 사는 회장내의 전원으로부터 독자적으로 전기를 전시공간내에 끌어들이려해도 기술적이나 방재상으로 불가능하다. 그렇다고 해서 출전사는 자사 조달의 전기업자를 각자 회장에 두어 공사를 담당시킨다면 혼란을 초래할 것이 틀림없다. 그래서 주최자가 신뢰할 수 있는 전기 업사를 지정하고 회장내의 전 출전사에 대한 전기공급 업무를 담당시키는 것에 의해 원활한 전시회 운영을 실현시킨다.
전시회 참가를 결정한 출전사는 그 시점에서 어느 제품을 회장내에 가져와 실연하는 가 를 대개 결정하고 있기 때문에 그것들을 사전에 신청받아서 회장의 전기용량과도 비교한 후 당일의 각 전시공간까지의 배선을 신속하게 할 수 있도록 전기업자는 미리 회장전체의 배선 도를 만들어 둔다. 출전제품이 출판물과 부품처럼 전기를 필요로 하는 것이라도 전시공간내 의 조명 등 대개의 출전사는 전기를 이용한다. 아무리 소량의 전기를 사용하는 경우라도 전 시공간까지 전기를 설치하는 작업은 필요하기 때문에 전기업자의 역할이 매우 크다.
각 출전사로부터 배선도를 그리기 위한 사전신청용의 서류를 제출하도록 하는 작업인 경 우에도 출전사는 몇백개쯤 되면 상당한 노력이 필요하다. 그와 같은 때에 적극적으로 출전 사에 연락해주는 업자와 그렇지 않은 곳과는 설령 동일요금으로 업무를 청부해도 서비스에 는 큰 차이가 있다. 그와 같은 서비스의 차이는 출전사측에서 보면 주최자의 전시회 운영관 리 능력의 차이로 판단하기 때문에 보다 충실한 전시회가 되기 위해서도 업자의 선정은 신 중하여야 한다.
급수·배수와 압축공기의 공급은 일반적으로 하나의 업자가 담당한다. 또 전시회의 내용 에 따라서는 그것들을 전혀 사용하지 않는 전시회도 있다. 급수·배수와 압축공기를 각 출 전사의 전시공간에 공급하기 위해서는 회장밖의 수도관과 압축공기 공급기에서 전시공간까 지 배관이 필요하다. 게다가 전기와는 달리 전시공간위를 통과하는 것이 불가능하기 때문에 배관은 바닥으로 연결하게 된다.
따라서 어떻게 통행의 방해가 되지 않도록 배관하는 가를 출전사로부터의 사전신청서를 기초로 장식업자와 의논하면서 결정해 간다. 그리고 많은 반입기간과 시험조정기간 사이에 요령있게 배관작업을 마치는 것과 동시에 장식업자에게는 배관이 통행의 불편이 되지 않도 록 신속하게 카바를 씌우도록 지시를 내린다. 이러한 제휴행동이 원활하게 이루어지지 않으 면 개장직전가지 출전제품이 작동하지 않는 사태를 초래할지도 모른다.
3) 인재파견회사를 활영한다.
인재의 파견은 출전사에 의해 필요도가 매우 다르기 때문에 이것도 전시회의 내용 출전 제품의 종류에 의해 파견회사를 선정한다. 주최측에서 필요로 하는 인력으로서는 회장의 접 수창구업무를 담당하는 안내요원 이외에 반출입시의 교통정리와 사무국에서 사무를 거들어 줄 사람 등, 주최자의 스탭진을 보조해 줄 사람이 수 명, 큰 전시회에서는 수 십명 씩 필요 하게 된다.
또 출전사의 요청에 따라 상품설명의 안내요원 이외에 접수받는 여사원과 통역 등을 수배한다.
전시회를 강력한 세일즈 프로모션 수단으로서 인식하고 전국규모로 1년에 몇 회씩 전시 외에 출전하고 있는 기업은 자사의 안내부대를 육성하는 것도 있지만 그렇지 않은 출전사는 안내요원의 수시 파견을 이용하고 있는 경우가 있다. 역시 설명용의 패널을 읽으면서 기계 를 보는 것 보다는 아름다운 여사원의 설명을 들으면서 실연을 보는 쪽이 내장자의 인상에 강하게 남을 것이 틀림없다.
한편 국제전에 출전하더라도 실제로 외국에서 온 입장자에게 외국어로 대응할 수 있는 자신이 없는 출전사는 통역을 파견함으로써 국제적인 비즈니스 기회를 잡을 수 있을지도 모 른다. 그와 같은 기회제공도 주최자가 출전사에 대해서 제공하는 서비스에 포함된다. 경비회 사의 선정은 전시회 운영상 가장 중요한 것이라고도 말할 수 있다. 반입 개시에서 반출 종 료시까지의 회장의 경비를 전면적으로 담당하기 때문에 사원교육이 빈틈없고 긴급시에도 신 속히 대응 가능한 만전의 체제가 갖추어져 있는 신뢰할 수 있는 회사를 선택하는 것이 중요하다.
경비회사의 임무중 제일 중요한 것은 무엇보다도 도난의 방지일 것이다. 전시회에는 모 든 출전사가 최신의 기술 및 제품을 전시한다. 즉 각 기업의 연구개발의 성과가 모두 출전 물에 들어 있다. 따라서 출전사는 각 전시공간에서 자사제품을 확실하게 관리하지 않으면 안되는 것은 물론이고 주최자도 회장 전체의 도난방지에 힘쓸 필요가 있다.
도난만이 아니라 경비회사는 반출입때의 혼란 등을 방지할 임무도 지니고 있다. 반출입 때는 출전사만이 아니라 출전사에 위탁된 운반업자와 장식업자 등 많은 사람들이 전시회장 에 출입한다. 이런 사람들은 확실하게 체크해 의심스러운 인물을 내쫓거나 원활하게 진행시 키기에는 역시 신뢰할 수 있는 경비회사에 업무를 맡기는 것이 좋다.
마지막으로 운수·통관의 일이 있다. 운수로서는 회장까지의 제품의 수송 및 회장내에서 의 제품의 반출입이 있다. 대개의 출전사는 자사의 트럭 또는 자사에서 계약한 업자에게 제 품의 운송을 위탁하여 회장에 운반한다. 다만 회장내에서 대형기계 반입의 경우 등 화물 내 리기와 전시공간내에의 세팅에 포크 리프트가 필요하다. 이와 같은 작업을 기계로 안전하게 이동시키기 위해서도 숙달된 업자에게 맡기는 것이 좋다. 포크 리프트 자체도 초대형 기계 인 이상 이동하는 기계도 대형이기 때문에 각 출전사는 마음대로 사용해서는 생각하지 못할 사고가 일어나기 쉽다.
통관에 관해서는 전시회가 국제적이고 전시회장을 보세전시장으로 한 경우는 지정업자가 통관 업무를 대행하는 것에 의해 해외에서의 출전사는 대단히 간단한 수속만으로 제품을 비 과세로 회기중 회장에 전시할 수 있다. 또 국내의 출전사라도 해외의 대리점으로 외국제품 을 출전할 때에도 적용된다. 이 조직은 나중에 상세하게 설명하겠지만 통관업무는 완전히 전문업자의 일이기 때문에 업무대행업자는 국제전의 경우 반드시 선정해야 하는 업자의 하나다.
이 처럼 전시회 운영때에는 주최자를 원조하는 여러 업자가 존재하고 주최자와 지정업자 혹은 지정업자의 업무협조가 전시회를 성공으로 이끄는 것이다.