3-6 내장자를 위한 촉진을 실시한다
4 전시회의 운영과 관리
서울시내와 근교에 회사가 있거나 주거지가 있는 사람에 있어서는 도 심에서 개최되는 전시회를 보러 오는 것은 간단하다. 전시회 회기중에 스케줄을 형편에 맞춰 반나절 정도 시간을 내면 전시회를 구경할 수 있 다. 하지만 지방 사람이 전시회에 입장하는 것은 그리 간단하지 않다. 해외에서 한국의 전시회를 보러 방한하는 경우와 해외의 전시회를 보러 가는 것은 그것이야말로 몇개월 전부터 스케줄을 조정해 두지 않으면 안된다.
바꾸어 말하면 전시회는 회기중에 회장내를 빠짐없이 도는 것만으로 업계관계회사의 모두 기업방문을 마치게 된다. 서울의 지리에 어둡고 한국어도 모르는 외국인 바이어를 위해서는 상대편에서 영어를 아는 사 람을 대기시켜야 한다. 그러면 자신이 흥미를 갖고 있는 회사가 수많이 같은 장소에 모여있는 것은 다시 없는 기회이기 때문에 보다 상담성립 을 위해 열심히 회장을 돌아 다닌다.
한편, 국내에서 개최되는 전시회를 위한 국내여행은 그다지 흔하지 않지만 지방의 공업단지와 상공회의소의 멤버를 모아 여행사가 시찰투 어를 하기도 한다. 주최자측은 무료초대권을 참가자만큼 제공하지만 그 후에는 모두 지방의 여행사에 맡긴다. 오늘날 지방기업이라도 모든 회 사는 어떤 형태로도 서울에 업무를 갖고 있고 전시회 견학과 맞추어 그 런 일들을 처리해야하는 서울출장계획을 세우는 것이 많기 때문에 전시 회 시찰여행을 계획한다고 해도 다수의 참가자가 참석하리라고 상객치 않는다.
주최자중에는 그 지역 이외에서 전시회 견학에 온 사람들을 위해서 시내의 호텔과 제휴해서 전시회기중 특별요금으로 숙박할 수 있도록 편 의를 도모하는 곳도 있다. 하나의 호텔을 오피셜 호텔로 정하고 입장자 프로모션의 때와 출전요항 등에 게재하여 소개해 나간다. 그 대신 입장 자와 출전사의 담당자가 전시회개기중 및 搬出入 기간중에 그 호텔을 이용할 때 주최자가 발행한 신청서로 예약하면 보통의 숙박료금의 1-2 할 할인 받을 수 있다.
물론 입장자와 출전사의 담당자는 반드시 그 호텔을 이용하지 않으면 안된다는 것은 아니어서 주최자에서 제공된 서비스의 하나로서 생각하면 좋다. 이 서비스는 전시회 견학을 이용해서 서울출장 계획을 세우는 사람에게 도움이 되는 것은 물론 해외에서 내한하는 출전자와 바이어에게 숙박지를 제공하기 때문에 편리할 것이다. 해외의 전시회에서는 오피셜호텔을 지정하는 것은 드문 일이 아니어서 주최자를 통해 싼 요금으로 숙박지를 확보할 수 있다.
서울에 지사나 사무소가 없는 경우 서울출장을 결정하는 것은 대단히 짐이 된다. 그와 같은 외국손님을 위해 숙박지를 특별요금으로 제공해 주면 비지니스도 잘 될 것이 틀림없다. 더우기 해외프로모션을 꽤 적극 적으로 할 예정이라면 항공사와 제휴해서 오패셜 에어라인으로서 항공 권의 할인특전을 주는 것도 가능하다.
2) 투어는 여행사와 협력해서 실시한다.
여행사와의 협력기획으로서 전시회시찰여행을 생각할 수 있다. 여행 의 기획은 참가자 나라의 여행회사가 그 나라에서 전시회 프로모션을 취급하고 있는 제휴처와 공동으로 기획하는 경우가 많다. 또 여행사가 독자적으로 기획해 참가자를 모집하거나 신문사와 업계지, 그리고 여행 사가 공동으로 하는 것도 있다. 어느 경우라도 대부분 전시회 견학외에 관련산업의 공장시찰 등이 짜여져 있고 1주일에서 10일 정도의 일정이 편성되어 있다.
한국에서 해외전시회로의 여행을 기획한다고 하면 해외 제휴지주최의 것으로 한국에서의 출전사가 많이 모여 있는 것이 좋다. 그와 같은 전 시회에는 출전사가 파견하는 담당자만을 모아도 여행이 성립된다. 그와 같은 경우는 공장시찰 등의 전시회 이외의 코스를 포함하지 않고 일정 도 반출입기간을 포함한 장기간에 걸친 출전사 대상의 여행과 시찰자용 등 두 종류를 준비해도 좋을 것이다. 한국에서의 출전사가 많은 전시회 라고 하면 한국기업의 관심이 높은 산업분야의 전시회라고도 말할 수 있기 때문에 참가자를 용이하게 모을 수 있다.
여행에의 참가자 모집은 팜플렛 제작에서 당일참가자를 돌보는데까지 원칙적으로 그 일체를 여행사가 책임지고 관리하는 것이지만 출전사 프 로모션때의 프로스펙트 리스트의 제공과 출전사를 위한 회장내에서의 모든 수속대행 등은 한국측 창구로 된 제휴처의 전시회 회사의 일이다. 그때 모집팜플렛에는 여행기획으로서의 한국측 창구명, 여행 주최로서 여행회사의 이름을 명기한다.
이것은 전시회 제휴업무의 일환으로서 반드시 하지 않으면 안되는 것 은 아니고 제휴처의 전시회쪽 여행에 기획해야할 이유도 없다. 해외에 서 행해지고 있는 유사전을 정찰하러가는 것도 좋고 한국에서는 전혀 개최되지 않은 종류의 전시회를 견학하러 가는 것도 좋다. 다만 그와 같은 전시회의 시찰여행이라고 한다면 여행사로서는 제휴기획하는 의미 가 없기 때문에 독자적으로 기획해 주최하는 경우가 많다. 세계적으로 지명도 높은 전시회 방면의 여행을 일부 신문사와 업계지와 공동으로 기획하는 것에 지나지 않는다. 이것은 주로 매체를 통해서의 PR효과가 높은 것에 의한다.
수년전의 일본의 예를 들면 일본전파신문은 일신항공서비스와 공동으 로 미국에서 개최되는 2대전기쇼, 즉 위스콘'86 1986년 11월18일-21일 에너하임과, 추계 컴텍크스 '86 1986년 11월10일-14일 등을 라스베가 스로 시찰단을 편성하기 위해 전파신문지상으로 시찰단을 모집했다. 위 스콘은 반도체, 전자부품, 계측 제어기기를 중심으로 한 하이테크전시 회로 85년에는 천개회사 가깝게 출전하고 내장자는 6만6천명을 기록했 다. 한편 추계컴텍크스는 퍼스컴, 주변기기, 소프트웨어를 주체로한 컴 퓨터딜러전이고 미국에서는 년 3회열리는 컴텍크스 가운데 가장 큰 규 모를 자랑하고 있다. 이 위스콘 컴텍크스의 각전시회에 시찰단이 추가 하여 양전시회를 함께 시찰하는 코스도 준비되고 또 각코스가 귀국일 변경을 가능하게 하는 등 참가자의 요구에 맞춘 다채로운 기획을 짰다.
여행 기획의 특전으로서는 여행회사에 있어서 조건은 다소 틀리겠지 만 참가자가 일정인을 모집하면 여행회사에서 여행첨부인으로 무료의 항공권이 제공되는 것이 있다. 한국으로의 출전사가 많고 수명 파견하 는 전시회라면 당연히 한국의 창구가 된 제휴처의 담당자도 몇사람인가 현지까지 나가서 출전사를 돌볼 필요가 있다. 반입개시에서 반출종료까 지 아무리 짧아도 1주간의 체재비와 항공운임 등으로 스탭 1명에게 드 는 출장비도 꽤 큰 액수가 되지만, 이에 대하여 여행을 기획하는 것에 의해 몇사람 분의 항공운임을 절약할 수 있다.
여행사에 따라서는 산업시찰여행에서도 자신있는 분야와 자신없는 분 야가 있어 특정산업에 있어서 자사의 목록을 보유하고 있다. 이 여행회 사 독자적인 목록의 많고 적음에 따라서도 여행참가자수가 크게 좌우되 기 때문에 제휴하는 여행회사는 어느 정도 신중하게 선정하는 쪽이 좋 다. 또 협력조건도 여행회사에 의해 다르기 때문에 미리 여러 회사로부 터 이야기를 듣고 난후 한 곳을 선택하는 등 연구가 필요하다.
숙박지의 호텔 할인 및 시찰여행의 모집 등은 그 자체로는 커다란 수 입원으로 될 수 없다. 오히려 수고가 더들기 때문에 주최자에 따라서는 전혀 취급하지 않는 곳도 많다. 그러나 출전사와 입장자 서비스라는 것 을 생각하면 싸고 안심하게 머무를 수 있는 호텔이 있고 해외의 낮설은 땅을 요령있게 여행하게 매우 고맙게 여길 것이다. 여유가 있으면 이와 같은 세심한 서비스를 서서히 받아들여 보다 충실한 전시회기획을 행하 여야 할 것이다.