3-5 전시회보고서는 반드시 모아둔다
3-7 숙박처의 제공과 시찰투어의 방법
출전사의 프로모션 활동이 일단락되고 출전기업이 어느 정도 결정되 기 시작하면 다음으로 전시회 입장자와 세미나 청강자를 위한 프로모션 을 개시한다.
전시회 입장자와 세미나 청강자의 프로모션은 같이하는 것이 보통이 다. 왜냐하면 세미나 개최목적은 어디까지나 전시회의 수준을 올리는 것이고 세미나의 내용이 전시회의 내용과 전혀 다른 것은 있을 수 없 다. 따라서 전시회를 보러온 사람의 관심과 세미나 청강자의 관심은 거 의 같다고 생각해도 좋다. 즉 입장자 확보를 위한 프로모션활동 중에서 세미나 통지를 함께하는 것에 의해 상승효과를 기대할 수 있다.
무역쇼의 성격상 초대자만을 위한 전시회로 하는 것도 가능하다. 그 렇게 하면 일반입장자를 배제해 대단히 질높은 전시회를 주최할 수 있 지만 그때에는 입장자동원을 위한 마케팅을 신중하게 하지 않으면 출전 사와 입장자의 목적이 서로 맞지 않아 전혀 요점에서 벗어난 전시회가 될 우려도 있다.
기획서와 출전사 모집용 팜플렛에는 대충 입장예정자를 열기해 두는 것으로 출전사와 입장자의 차이를 인상짓게 한다. 단 이 시점에서는 또 구체적인 출전사 명과 출전제품을 특정할 수 없는 것과 마찬가지로 구 체적인 입장자 분석까지 할 필요는 없다. 그와 반대로 어느 정도 출전 기업이 결정된 단계에서 출전사의 의향을 들으면서 입장자의 프로스펙 트 리스트를 입수하는 편이 보다 출전사의 목적에 적합한 사람들의 입 장을 기대할 수 있다.
무역쇼의 경우 초대장에 의한 입장자 확보가 뭐니뭐니해도 입장자 프 로모션의 최대과제이다. 초대장의 배포에는 다음 두 가지의 수단이 있다.
첫째로, 출전사가 보유하고 있는 고객목록을 이용해 배포하는 방법이 다. 이 목록에 의한 입장자는 틀림없이 전시회 주요목적에 합치된 목적 으로 회장에 올 것이기 때문에 출전사가 요망하는 매수는 가능한한 제 공하도록 하는 것이 바람직하다. 출전사에 있어서는 자사의 고객목록이 몇백건 밖에 없는 기업도 있는 반면, 몇만 건도 갖고 있는 기업도 있기 때문에 출전사에 필요매수를 미리 제출받을 필요가 있다. 그러나 출전 사의 고객목록으로부터 입장자만을 대상으로한 전시회가 되서는 출전효 과는 대기업일수록 크게되는, 한쪽으로 치우친 것이 되기 때문에 주의 가 필요하다.
거기서 주최자측으로도 독자의 마케팅에 기초한 입장자 프로스펙스 리스트를 작성해 주최자 사무국에서 초대장을 대량으로 송부할 필요가 있다. 출전사의 고객목록과 다소 중복되는 것도 있겠지만 주최자 작성 의 입장예정자의 목록이 출전사에 있어서는 잠재적인 고객층이 되기 때 문에 이 목록은 좋든 나쁜든 대단히 중요하게 된다.
이 때문에 초대장은 대량으로 인쇄할 필요가 있지만 발송비용등 예산 상의 제약 때문에 어느 정도 매수를 정해두지 않으면 안된다. 그 목표 로서는 미국의 조사에서 全초대장 발송건수의 약 6%가 실제로 입장에 관련된다는 통계가 있다. 또 당연히 영어의 초대장도 많은 매수를 준비 하지 않으면 안될 것이다. 어느정도 해외에서의 출전사가 있어도 입장 자가 내국인만이라면 출전사의 요구에 대응했다고는 말할 수 없다.
국내에서 행해지고 있는 전시회 가운데에도 국제전으로서 명성을 올 리고 있는 전시회에는 세계에서 바이어가 방문한다. 그러나 한국의 국 제전이 세계적 지위를 쌓지 못하는 것은 이 언어에 의한 장벽이 크다.
한국어 외에 적어도 영어 초대장을 작성해서 해외제휴지를 통해 배포하 거나 한국에 있는 외자계기업과 외국정부에 배포하는 것에 의해 한국의 기술을 전시회를 통해 세계에 알리려고 노력하지 않으면 안된다.
2) 앙케이트로 회답을 받는다.
초대장 배포에 의한 입장자의 동원목적은 특정산업분야의 구매예정자 를 會場에 불려들이는 것이다. 따라서 목적에 적합한 사람이 전시회에 무료로 입장하는 것은 전혀 문제가 안된다. 그러나 미리 주최자로부터 초대장을 받지 못했던 사람중에도 광고매체를 보고 전시회의 견학을 희 망하는 사람이 있다. 그와 같은 사람에 대해서는 당일 접수처를 준비해 유료로 입장을 허가하게끔 한다.
모든 입장자에게 무료로 입장시키면 가족동반 또는 아이를 데리고 오 는 사람, 출전사로 부터 무료로 배포되는 경품을 뜻도 모르면서 받으러 오는 매니어(세미프로)등 전시회 취지에 적합치 않은 사람들이 회장을 혼잡하게 해 전시회의 질이 저하하는 경우가 많다. 업계관계자라면 입 장료가 조금 비싸더라도 필요경비로서 사내에서 처리할 수 있고 다음해 이후 초대장을 발송하는 목록에 실리는 등록료도 된다. 이처럼 어디까 지나 원칙은 무료초대의 전시회이기 때문에 업계지에 초대장을 끼워 넣 는다거나 광고에 초대장 교환권을 붙이거나 해서 가능한 많은 전문가가 무료로 입장할 수 있도록 고안해야 할 것이다.
무역쇼에서 가장 중요한 것은 질높은 입장자의 확보인데 그것을 체크하기 위해 全입장자에 앙케이트로 회답을 받도록 한다. 그러나 당일 회장에서 전 원에게 앙케이트로 기입해서 회수하는 것은 시간이 걸리기 때문에 초대 장에 질문항목을 인쇄해서 미리 기업후 입장하도록 한다. 예산이 허락 한다면 컴퓨터처리를 할 수 있는 시스템을 만들면 그후 무역쇼 참가자 목록으로서 DM대행서비스를 수주받거나 비지니스로서 발전성도 나오는 등 이용가치가 커진다.
질문항목은 크게 구분해 세 가지로 나눠진다.
첫째로 주소, 성명, 전화번호등의 개인정보이다. 다만 개인정보라고 해도 비지니스로 입장하는 것이기 때문에 회사명이라든가 회사소재지를 기입하도록 한다. 둘째로 본인과 전시회의 관계에 대한 질문을 게재한 다. 예를 들면 어떤 분야의 제품에 흥미가 있는가, 회사의 업무내용은 어떤것인가 등의 질문에 대답을 받는것으로 어떤 업무의 회사사람이 어 떤 제품을 구입할 예정으로 회장에 출입했는가를 분석할 수 있다. 그 분석결과는 전시회 종료후에 공표하지만 각 출전사에 있어서는 자사 전 시공간에 내방자와 이 결과를 대조해 보면 다음회 출전검토 자료로 이 용할 수 있는 것이다.
현재 한국의 전시회장에서 전시회의 입장자용의 주차공간을 보유하고 있는 곳은 그다지 많지 않다. 이 때문에 입장자 동원을 도모할 때 주의 하기를 바라는 것은 자동차로 내장을 하는 것을 사양할 것이다. 그러기 위해서는 입장자 프로모션용의 인쇄물에는 '자동차로 내장하시는 것을 사양합니다'라고 명기해 두어야 한다. 그 경우 자동차로 내장하는 것에 대신할 교통수단으로서 무료셔틀버스를 주요역에서 전시회장까지 운행 하도록 하면 혼란을 피할 수 있다.
3) 세미나는 청강자를 정원제로 모집한다.
한편 세미나 청강자는 전시회 입장자와 달리 수준만 높으면 많을수록 좋은 것만은 아니다. 유료세미나의 경우 미리 정원제로 해서 신청순으 로 청강을 허가한다. 원칙으로서는 각 섹션(구역)모두 정원이 되자마자 신청을 마감해 입석은 없도록 한다. 그렇게 하는 것에 의해 질높은 세 미나를 기대할 수 있다.
정원이 차지않은 구역에 대해서 당일접수해서 청강을 허가하는 것은 관계없다. 다만 그 경우의 세미나 청강비는 반드시 접수창구에서 현금 으로 지불받지 않으면 후에 문제가 되기 쉽다. 외국으로부터의 청강자 의 경우는 당일 접수해 신용카드로 지불을 희망하는 사람이 많지만 만 약 카드로 접수한 것을 인정하지 않는다면 미리 세미나 청강비의 지불 방법과 그 뜻을 세미나 신청서에 명기해 둘 필요가 있다.
세미나 청강비에는 당일의 교재대가 포함된다. 따라서 세미나 청강비 를 지불했다해도 사정으로 청강할 수 없었던 사람중 희망자에게는 세미 나 종료후에 청강권과 교환해 교재만이라도 우송해 주면 좋다.
또 세미나 청강은 할 수 없더라도 교재만을 희망하는 사람도 있다. 그러한 경우는 어디까지나 세미나 종료후 교재가 남아 있다면, 유료로 나누어 주도록 하면 좋을 것이다. 그 때 먼저 교재대금을 송금 받은후 영수증을 첨부해 우송하는 편이 문제가 생길 가능성이 없다.
세미나 청강자의 목록은 예매제이기 때문에 당일접수자 이외는 미리 리스트화가 가능하다. 또 그 사람들은 전시회에 관련된 세미나에 참가 한 사람이라서 당연히 전시회 입장자로서 목표층에 포함되기 때문에 세 미나의 전후에는 전시회장 쪽으로 발길을 돌리도록 해야 한다. 그렇게 하기 위해서라도 세미나 회장과 전시회장은 동일 부지내에 있는 것이 바람직하고 만약 두 개의 회장이 떨어진 곳에 있는 경우는 두 회장을 연결하는 셔틀버스를 운행하는 등의 서비스를 제공하는 편이 좋을 것이다.