3-4 해외의 출전 기업을 모집한다 
3-6 내장자를 위한 촉진을 실시한다
전시회의 개요가 결정되고 출전사모집 등의 프로모션 활동이 개시되 면 시시각각 변화하는 활동내용을 기록에 남겨둘 필요가 생긴다. 해외 거점과 제휴처, 해외출판사 등과 국제전화로 어떤 의논을 했을 때에 쌍 방의 합의내용에 어긋나지 않는가의 확인의 의미로도, 서류로서 합의사 항을 문장화해 남겨두는 편이 좋다.
출전사모집의 프로모션이 한창일 때 필요한 보고서는 크게 다음의 3 가지로 나눌 수 있다.
첫째는 세일즈측면에서 본 전시공간 판매고 상황이다. 이것은 주로 숫자로 설명되는 부분과 현상보고 중의 문제점 등 숫자로 나타낼 수 없 는 것을 문장화해서 설명하는 부분으로 구성된다.
숫자의 부분에서는 전체의 전시공간 총면적을 나타낸 후에, ① 계약 을 체결하고 또한 입금이 확인된 전시공간면적, ② 계약은 했지만 입금 이 확인되지 않은 전시공간면적, ③ 그와 반대로 계약전에 입금이 된 것, ④ 계약서 발송을 끝낸것, ⑤ 전시공간 예약신청서만 제출하고 있 는 출전사의 예약면적, ⑥ 구두로 예약신청이 되어 있는 전시공간 면적 이 된다. 만약 취소가 들어온 경우는 그것도 기록으로서 남겨둔다.
이 기록만으로는 실제로 어느정도 회장이 메꾸어졌는지 알기 어렵기 때문에 최신의 전시공간 예약상황이 기입되어 있는 전시공간면적을 이 것에 첨부하면 보다 정확하고 알기 쉬운 레포트가 된다. 또 숫자로는 설명할 수 없는 문제점 등도 똑같이 레포트에 기입하는 것에 의해 보다 구체성을 띤 레포트가 된다. 전시공간 예약상황이 예년에 비해서 순조 롭지 않은 원인이 세일즈 파워에 의한 것인가, 세일즈 프로모션상에 장 해가 발생한 결과인가 등의 판단재료로서도 도움이 된다.
둘째, 경리면에서의 동향을 레포트로 만든 것이다. 어느정도 계약이 되었어도 입금이 확인되지 않고서는 정식으로 계약이 성립했다고는 말 할 수 없다. 입금상황을 정기적으로 레포트하는 것에 의해 출전요금을 분납하고 있는 출전사가 많아도 전체수입의 증가방법을 찾는 것이 가능 하다. 또 지출상황도 정기적으로 정리할 필요가 있다. 어느정도 입금이 있어도 지출이 수입을 상회해 버리면 전시회는 적자가 되기 때문에 지 출의 확인은 중요하다. 예산안에 따라 명세를 하나하나 제출하는 것이 어려우면 全지출금액을 레포트로 작성하고 명세서는 2개월마다 작성하 면 좋다.
세일즈 보고서는 해외제휴처에서도 통일용지로 제출하도록 요구할 필 요가 있다. 환율은 계약서가 주최자에 수리된 날의 환율이 적용되는 것 이 보통이기 때문에 레포트를 작성받을 때에는 외화로 기입해서 받고 그것을 한국에서 일정율의 원화로 환산해도 좋다. 세일즈 레포트는 어 디까지나 전체의 돈의 흐름을 알기위한 정보원이기 때문에 1원의 계산 도 틀려서는 안된다는 것은 아니다. 그것보다도 예를 들면 1개월간 전 혀 매상이 변하지 않다거나 아무리 시간이 지나도 한 전시공간의 예약 도 들어오지 않은 경우, 정상적인 세일즈 프로모션을 행하지 않았다고 판단하는 자료가 되는 것이다.
세째, 프로모션 레포트이다. 어떤 인쇄물을 언제 제작하느냐 하는 것 과 광고가 언제 어떤 신문잡지에 게재되는가를 기록해 두는 것은 전시 회 운영에 대단히 중요한 것이다. 인쇄물에 대해서 기록해 두면 DM의 발송시기등도 알 수 있고 광고의 회수에 비해 입장자가 적었던 때 등 이용매체의 재검토 자료가 되기도 한다. 또 지출레포트와 대조하는 것 에 의해 돈의 지나친 사용이 인쇄물에 의한 출비인지 아닌지를 확인할 수 있다. 만약 한국어 이외의 인쇄물을 해외에서 작성할 방침이라면 해 외제휴처에서 똑같이 레포트를 제출받도록 한다. 전시회운영은 항상 세 계 동시진행으로 해야하기 때문에 동일시기에 같은 인쇄물을 만들기도 하고 동일의 광고가 그 나라의 업계지에 게재되지 않으면 안되기 때문이다.
이러한 세 가지의 레포트는 주최자 내부의 상호이해와 해외 커뮤니케 이션의 일환으로서 만들어지는 것이다. 어디까지나 내부정보여서 이 레 포트는 출전사와 입장자에 공표해야 하는 내용의 것은 아니다. 다만 전 시공간 예약상황이 기입되어 있는 전시공간 도면을 출전검토중의 기업 에게 보내는 정도는 좋을 것이다.
2) 매스컴에는 적절한 때 중간보고를 알린다.
신문.잡지 등의 매체에 보내는 레포트는 뉴스렐리스의 형태로 정리되 고 중간보고로서 적시에 매스컴에 알리도록 한다.
뉴스렐리스는 간소하고 요령있게 정리하는 것이 중요하다. 정기적으 로 보내는 것도 좋지만 무언가 큰 화제가 제공될 때에 부정기적으로 알 리는 쪽이 기사로서 쓰여지기가 쉽다. 그때에 전시공간 예약상황 등의 정보도 넣어두면 출전사 프로모션에 도움이 되는 경우가 있다. 뉴스렐 리스는 원래 신문과 잡지에 기사로서 받아들여지기 위해 작성하는 것이 지만 출전사 프로모션 수단으로서 출전기업 대상의 뉴스렐리스로서도 알려도 좋다. 프로스펙트 리스트를 근본으로 DM으로 발송하는 것에 의 해 출전상황을 지켜보고 있던 출전예정기업이 참가결정에 있어서 자료 로 삼을 가능성도 있다.
전시회 개최시에 정리해 둘 필요가 있는 레포트로서는 최종적인 출전 사 총수, 총전시공간수, 출전국數 등이 있다. 이것은 출전사와 입장자 로부터의 문의에 대답하기 위한 것도 있지만 신문.잡지매체가 전시회 첫날 발행분에 전시회 자료로 게재할 때 공표할 필요가 있기 때문이다. 매체에 양도하는 자료로서는 이와 같은 정보외에 최종의 전시공간 도면 과 출전사 리스트가 있다. 한국경제신문, 중앙경제신문, 매일경제신 문, **공업신문 등 대형신문은 정확한 정보를 제공하면 몇 페이지에 걸 친 전시회 특집을 편성해주는 것도 있고 이것은 입장자 동원을 크게 좌우한다.
이처럼 해서 끝임없이 전시회의 움직임을 각종 레포트로 모아가지만 이것은 전시회 종료후도 계속된다. 출전사에 따라서는 회기간에 출전신 청을 하는 곳도 다소 있지만 그와 같은 기업도 포함해 모든 입금상황과 지출의 동향을 정리한 손익계산서는 전시회 종료후가 아니면 작성할 수 없다. 전시회를 비지니스로서 취급할 때는 이것이 가장 중요한 기록이 되기 때문에 다소 시기적으로 늦어지더라도 가능한한 자세하고 정확한 숫자를 모아야 한다. 최초에 작성한 예산안과 대조해서 예산을 넘은 것 에 관해서는 이후의 방침을 검토하는 것도 중요하다.
또 전시회의 흐림을 인쇄물을 중심으로 기록해 두기위해, 제작한 인 쇄물을 처음부터 순번으로 서류철하면 좋다. 이 상품 서류철(프로덕트 파일)을 만드는 것에 의해 전시회의 기록내에 외부대상의 것이 자연적 으로 완성되기 때문이다. 또한 신문과 잡지에 게재된 기사도 순번으로 철해두는 것이 필요하다. 기사의 좋고 나쁨이 전시회에 커다란 영향을 주는 것도 있기 때문에 기록으로서 남겨두면 다음회 이후의 협찬신문잡 지를 검토할 때 도움이 될 수 있다. 이 상품 서류철은 단순히 한국에서 제작된 한국어의 인쇄물뿐만 아니라 해외에서 만들어진 것과 기사등 모 두를 망라하지 않으면 안된다. 그리고 가능하면 그 서류철을 몇 부 작 성해서 해외프로모션에 협력해 준 각 제휴처에게 보내주면 이후의 해외 프로모션활동에도 도움이 될 것이다.
출전사와 신문.잡지 매체에도 보고서의 형식으로 전시회의 결과를 알 리는 의무가 있다. 이것은 입장자수와 출전사수, 출전시 총공간수, 출 전국數 등의 정보에 더불어 입장자를 분석한 결과를 보고한다. 무역쇼 인 이상 어떠한 목적을 가진 사람이 회의장(會場)까지 입장하는 것이기 때문에 그 내역을 출전사 및 매체를 통해서 입장자 및 관계자에 알리는 것은 전시회의 質을 증명하는 것과 결부된다. 또 그렇게 하는 것에 의 해서 출전사는 자사의 출전제품과 입장자의 목적이 일치하고 있는가 등 의 판단재료로서도 활용할 수 있다. 입장자 분석과 동시에 과거의 전 시회 자료도 싣는 것에 의해 전시회 발전의 역사를 이해할 수 있다. 입 장자수와 출전사수의 신장과 전시공간의 증가상황을 역사적으로 나타내 는 것도 전시회가 어느정도 성과였는가를 알게하는 것의 하나의 기준으 로 될 수 있다.
이처럼 전시회의 레포트는 프로모션 개시와 동시에 작성이 시작되고 전시회 종료후까지 계속된다. 이 일련의 보고활동은 전시회 결과보고로 끝나는 것이 아니고 전시회가 년1회 정도 정기적으로 개최되는 이상, 계속해서 행해져야 하는 것이다. 더구나 국제전을 선전하는 것이라면 적어도 세계의 공통어인 영어로 된 레포트가 필요하게 된다. 이러한 점 이 한국에서 개최되고 있는 국제전의 거의가 실제로는 국제전으로 행해 지지 못하는 최대의 원인이 되는 것인지도 모른다.
언어의 장벽은 예상 이상으로 전시회의 발전을 저해한다고도 말할 수 있지만 앞으로 한국이 세계경제속에서 지도적 지위를 확보하려고 한다 면 이 장벽을 깨뜨리고 전진해 나가는 것이 중요하다.