3-3 문제를 미연에 막는 계약과 규약
3-5 전시회보고서는 반드시 모아둔다
고도정보화 사회인 오늘날 해외기업과의 통신은 전시회 비지니스에 한정되지않고 일상업무중에 포함되게끔 되었다. 국제부에서 집중관리하 기도 하고 각부문마다의 책임맡아 다루기도 해 각기업에 있어서 해외제 휴업무의 처리는 각양각색이지만 벌써 국제간의 거래없이는 비지니스는 생각할 수 없는 시대가 되었다. 이와 같은 환경하에 의외로 생각되어질 지도 모르지만 국제전을 주최하고 있는 한국의 전시회 주최자중에 해외 거점을 갖고 있거나 해외와 업무를 제휴해 전시회를 운영하고 있는 주 최자는 극소수에 지나지 않는다.
해외거점을 갖고있는 경우는 그리 문제가 되지않지만 해외거점을 갖 지 않은 경우 어떤 형태로든 외국의 전시회 기획운영회사와의 업무제휴 가 국제전 성공의 열쇠를 쥐고 있다고 해도 과언은 아니다.
제휴업무로서는 다음의 두 종류가 있다
첫째로, 외국에서 주최하고 있는 전시회에 한국의 출전사를 보내는 업무를 청부맡는 것을 제휴업무로서 생각할 수 있다. 해외의 전시회 주 회자로 한국에 거점을 갖지 않는 주최자는 적지 않아 업무제휴만 성립 하면 한국기업의 출전을 다수 기대할 수 있는 전시회도 많다고 생각된 다. 다만 어느정도 한국에서 그 전시회의 관계업종의 기업이 많아도 외 국과 동남아시아에 관해서는 이미 현지법인을 통해서 출전하고 있는 것 도 있기 때문에 반드시 한국에서 프로모션만 한다고해도 출전사가 간단 하게 모일 수 있는 것은 아니다.
기획은 해외의 주최자가 세우고 한국에 있어서의 프로모션만을 대행 하는 경우는 통상 전시공간매상의 15%-20%가 수수료로서 해외주최자로 부터 한국의 제휴처에 지불되어진다. 또 미리 예산안 작성시에 신청했 던 지출에 관해서는 그것을 상회하지 않는 범위에서 해외주최자로부터 국내제휴처에 지불되는 것이 많다. 이 방법이라도 기획에 전혀 관여하 지 못는 대신에 프로모션 비용이 주최자 부담이 기 때문에 금전적 위험 은 거의 없다. 다만 대행업무의 성격상, 자사의 이름은 표면에 나오지 않는다고는 하나 해외프로모션을 가능하게 하기 위해서도 장기적 전망 을 갖고 약간 조건이 나빠도 실현하는 것이 바람직하다.
두번째의 제휴내용으로서는 국내에서 주최하는 전시회에 외국의 출전 사를 받는 형태이다.
몇 번 되풀이되고 있지만 현재 한국에서 개최되고 있는 국제전으로 불리워지는 것의 대부분은 국내에서의 프로모션밖에 행해지지 않는 것 이 현재상태이다. 국내에 사무소와 지점을 가진 외자계기업의 참가는 있어도 영국 파빌리온이나 미국 박람회라고하는 형태의 국가 단위의 참 가는 거의 없다.
그 이유로서 한국은 관세장벽이 두텁고 수출하고 싶어도 정부의 허가 를 얻는 것이 대단히 어렵다는 행정토대의 문제가 존재하는 한편, 단순 하게 한국의 전시회 주최자가 해외 프로모션 수단을 알 수 없다는 이유 도 있다.
계약의 내용은 해외 전시회의 경우에 일본에 있어서 프로모션활동 대 행의 경우와 똑같이 하면 된다. 이것에 의해 주최자는 해외세일즈에 드 는 지출을 인수한다고 하는 위험을 지게되나 국제전 주최가 현실적인 사실이 되기 때문이다. 그것만이 아니고 해외프로모션에 사용되는 인쇄 물에 주최로서 이름이 실린다는 것은 자사의 해외 PR이 되기도 한다. 중요한 것은 프로모션효과가 있는 국가를 사전에 어느 정도 조사를 해 둘 것과, 신용할 수 있는 해외주최자와 제휴하는 것이다. 제휴에 따라 서는 동시에 몇개의 전시회의 판매대행계약을 맺고 있어 그다지 책임을 갖고 출전사모집을 하지 않는 곳도 있을 수 있다.
2) 해외와의 연락은 텔렉스로 한다.
막상 해외의 대행업자와의 제휴계약이 성립되면 실제 프로모션 활동 에 들어가게 되는데 여기서는 후자의 국내에서 개최되는 전시회에 외국 기업이 참가하는경우를 중심으로 설명해 간다. 해외의 전시회에 국내기 업을 보내는 경우는 모두 반대로 되는 것을 염두에 두기 바란다.
해외와의 통신수단으로서는 국제 텔렉스, 팩스, 전화, 우편, 국제 택 급편, 항공화물등에 의한 방법을 생각할 수 있다. 각자 비용의 산출방 법과 정보의 전달시간등이 틀리기 때문에 그때 그때 목적과 중요성, 긴 급성에 의해 이것들을 적당히 나누어 사용하는 것이 중요하다.
통신수단으로서는 텔렉스가 가장 빈번하게 사용되어진다. 최근 국내 에서는 팩스의 발달이 놀랍지만 해외에 있어서는 일본을 빼고는 보급률 과 이용율은 비교적 낮다. 또 팩스라도 상대편이 확실하게 수취한 기록 이 남아있지 않기 때문에 연전히 텔렉스가 통신수단의 주역을 이루고 있다.
텔렉스로 행하여진 정보교환의 내용으로 제일 중요한 것은 전시공간 의 예약과 예약내용의 확인이다. 해외에서의 출전이 국제적 박람회라고 하는 형태로 회장의 한모퉁이를 통합해 메꾸어 가는 경우는 필요분의 전시공간의 번호를 상대방에 보내고 후에 한국측의 출전상황을 수시로 보내주면 좋다. 한국기업의 출전상황을 확인하고 나서 출전을 결정하는 기업도 있을지도 모른다.
또 국제적 박람회라고 하는 형태를 취하지 않아 한국기업과 동등의 조건으로 출전하는 경우는 출전예약을 받는 단계에서 희망전시공간의 지정을 한국에 타진해간다. 한국의 주최자는 콘트롤타워의 역활을 다하 고 각국에서 보내오는 전시공간상황과 한국기업의 출전상황을 대조해서 가능한한 희망에 따르는 형태로 전시공간을 나누어간다. 그때에는 단순 히 상대방의 질문에 대답하는 것만이 아니라 한국기업의 출전상황과 그 외 빅뉴스 등 출전에 유리한 정보는 가능한한 텔렉스로 알려주어야 한다.
전화는 텔렉스의 통신을 보충하는 의미로 사용되는 경우가 많다. 주 최자측 혹은 해외제휴처에서 어떤 문제가 발생한 때와 쌍방의 통신상의 갭 등 긴급하게 해결해야할 문제가 생긴 경우는 전화에 의한 의논이 필 요하게 된다. 단지 전화에 의한 통신에서는 그 장소에서 어떤 결론을 상대방에 전달하지 않으면 안되기 때문에 외국의 속전속결에 익숙하지 않은 한국의 주최자는 전화에서 분명하지 않은 대답때문에 해외제휴처 의 신용을 오히려 떨어뜨리는 것이 있기 때문에 주의하기 바란다.
그러나 서류의 교환만 접하고 있던 담당자 동지의 교류를 깊은 의미에서는 때때로 전화로의 정보교환도 뜻이 있는 것이 될것이다. 주의해야 하는 것은 전화는 후에 아무것도 남지않기 때문에 의논의 내용은 금새 정리 해서 서류로 만들어 기록으로 남겨두어야 한다.
이러한 매일의 움직임은 주단위와 일단위로 통합해 두는 것이 필요하 다. 정보의 통합방법은 후에 자세히 설명하기로 하고 그러한 정보를 관 리하고 세계각국의 제휴처가 같은 정보를 갖고 있는 것처럼, 서류를 작 성해 우편으로 보내도록 한다. 이것은 과거의 기록이기 때문에 항공우 편을 이용해 보내면 충분할 것이다. 만약 어떤 이유로 보고서의 내용의 일부 또는 전부가 필요한 경우는 텔렉스로 개요를 알려주면 좋다.
텔렉스로 알릴 수 없는 기밀서류 및 확실하게 상대방에 인계받지 않 으면 곤란한 중요정보나 계약서, 긴급을 요하는 서류 등은 통관절차에 특별조치가 취해지는 국제 긴급서류의 택급편을 이용한다. 미국에서 큰 점유율을 갖고 있는 것은 DHL이라는 회사지만 똑같은 서비스를 하고 있 는 회사도 한국에 몇 사 진출해 있다. 당연히 비용은 항공우편에 비해 비싸지만 그것은 적절히 구분사용하는 것에 의해 보다 원활한 프로모션 이 가능하게 된다.
서류 이외의 것, 예를 들면 팜플렛과 대량의 전시회 초대장등의 인쇄 물은 항공화물로 취급하면 좋다. 사진필름도 서류로서 통관할 수 없기 때문에 항공화물로 보내도록 하여야 한다. 항공화물의 경우는 긴급통관 을 받지 않기 때문에 다소 일수가 걸린다. 항공화물의 요금은 전액 보 내는 사람이 부담하는 방법, 국내에서의 통관수수료만을 발송인이 부담 하고 나중은 수취인이 지불하는 방법등 여러가지 지불방법이 있기 때문 에 이것도 목적에 따라 구분해 사용한다.
해외와의 커뮤니케이션을 할 때 특히 주의해야할 점은 의사결정의 방 법과정이 다르다는 점이다. 구미에서는 각 책임자가 갖고 있는 권한이 한국에 비해 꽤 크고 설령연령이 어느정도 젊었어도 각담당책임자의 결 정이 회사의 방침이 된다. 당연히 한국측의 책임자와 이야기 할때에도 속단속결을 요구해 오기 때문에 양자의 인식의 차이에서 종종 마찰이 생기는 것이다.
국제 협조라는 의미에서는 외국측도 한국의 경영방침을 어느정도 이 해하는 것이 중요하지만 동시에 한국측으로서도 어느 정도 유럽식으로 일을 처리하지 않으면 상호이해가 생기지 않을 것이다. 국제전을 운영 하는 책임자에게는 해외 코미니케이션때의 속단속결권을 주어 국제문제 에 대처할 수 있는 시스템을 미리만들어 두는 것이 중요하다. 어째든 국제전시회의 운영에는 전세계적인 시야와 기민한 판단력이 필요한 것 은 틀림이 없다.