3-2 출전사 모집을 어떻게 할 것인가
3-4 해외의 출전 기업을 모집한다
출전에 관하여 명확히 검토된 후에 참가를 결의한 출전사에서는 전시 공간 예약신청서를 본계약으로 교체받는다. 본계약 때는 미리 전시공간 계약서를 만들어 둔다. 국제전이라면 일명 2개국어로 제작하고 그것에 필요사항을 기입해 둔 후에 날인하거나 외국인의 경우는 싸인을 받는 것에 의해 계약이 정식으로 성립하는 것이다.
출전사측이 기입하는 최저한의 항목으로써 신청년월일, 회사명, 대표 자명, 회사소재지, 전화번호, 담당자명, 담당자소속 등을 들수 있다. 이상의 항목중에 어느 것 하나라도 빠져서는 정식계약서로 간주하지 않 는다. 회사명에는 물론 회사도장이 필요하고 대표자명의 경우는 대표자 인이 필요하다.
그외 출전사측에서 기입해야 하는 항목으로써는 다음과 같은 것을 생 각할 수 있다. 먼저 희망전시공간번호는 제 3 희망 정도까지 기입할 수 있도록 하고 그때의 출전요금을 기입하도록 한다. 다만 현실적으로는 출전전시공간 번호와 출전료는 주최자측에서 기입한 것을 그대로 채택 하는 경우가 많다. 다음에 전시중에 수도와 압착공기와 전기등을 사용 하는가 등의 희망사항을 문의하있는 항목을 넣는다. 이것은 전시회의 개최전에 행해지는 출전사 설명회에서 보다 구체적으로 설명되기 때문 에 여기서는 간단히 의향을 묻는 정도의 것이 좋다.
주최자측에서 임대.전시를 준비한다면 그 신청도 같은 계약서에 기재 하는 형태로 만들면 한 장의 계약서로 겸용할 수 있다. 이 경우에도 임 대.전시 사용요금은 주최자측에서 계산한 것을 미리 기입해 넘겨줘도 지장이 없다. 전시공간요금과 임대전시 사용료를 합계해서 지불계획서 를 제시하게끔 한다. 일반적으로 지불은 3회 정도 분납방법이 채택되지 만 처음의 3분의 1은 정식 계약서 수리와 동시에 지불하도록 명기해 둔다.
또한 국제전의 경우 세계각국의 통화에 의한 지불도 생각할 수 있으 며 한국에서 개최되는 전시회라면 원칙으로 가격은 모두 원으로 표시해 도 관계없다. 원이외의 통화에 의한 지불을 희망하는 출전사에게는 계 약서를 주최자가 수리한 날의 원의 환율이 적용되는 것이 보통이다. 또 출전요금을 분납하는 경우의 지불방법으로서는 한국의 출전사나 해외의 출전사도 은행구좌에 지불 또는 수표에 의한 지불만을 접수, 통상어음 에 의한 거래는 인정치 않는 경우가 거의 전부다.
이상과 같은 내용이 정식계약서의 조건으로서 명기되어져 있는 것이 라면 확실한 전시회라는 인상을 줄 수 있을 것이다. 출전사는 계약이 성립한 시점에서 정식으로 전시회 참가의 권리를 획득한 것으로 여겨 예약한 전시공간의 사용을 승인하게 되는 것이다. 또 동시에 어떤 이유 로 출전을 보류하게 된 경우 취소료 지불의 의무도 생긴다. 주최자는 어느 정도 전시공간 예약이 들어오고 배치가 고정되어 가면 가능한 한 빨리 정식계약을 성립시켜 가게끔 한다. 그렇게 하는 것에 의해 취소라 고 하는 위험을 회피하고 출전사에는 여유를 갖고 지불계획을 세워 받 을 수 있다. 또는 수표에 이한 지불만을 접수 통상어음에 의한 거래는 인정치 않는 경우가 거의 전부다.
2) [전시회 규약]은 가능한 한 알기쉽게 한다.
계약서를 주최자로서 작성할 때는 계약내용이 확고해진 후 계약에 따 른 전시회의규약을 계약서의 뒷면을 이용해 게재한다. 이것은 전시공간 취소건을 포함해 출전사와 주최자사이의 오해를 최소한으로 하기위해 또 만일의 경우 그와 같은 예측할 수 없는 사태가 발생할 때에 일을 빨 리 처리할 수 있도록 쌍방의 입장에 서서 알기쉽게 설명되어 있지 않으 면 안된다.
우선 전시공간의 할당결정권이 주최자측에 있는 것을 명기해 둔다. 과거의 참가실적을 가진 출전사에 우선권을 주기도 하고 신청순으로 희 망위치를 주어가는 것은 공평한 전시공간 분배를 하는 것에 필요하지만 최종적인 결정권이 주최자에 귀속되지 않는한 전체를 통솔하는 것은 불 가능하다. 어떠한 이유로 출전사의 희망에 따르지 못한 경우는 그 뜻을 미리 거절한 후에 다른 전시공간을 분배하게 되지만 그 경우는 새로운 배치를 받아들이는가 아닌가를 출전사가 선택할 수 있도록 보증해 둔다.
한편 무역쇼로서는 특정산업분야만을 취급한 전시회인 이상 그것에 적합한 제품과 서비스를 출전하는 기업만 참가에 한정하는 것은 당연한 일이다. 이것도 역시 이 규약중에 포함시키는 것에 의해 대상제품 이외 의 제품의 세일즈 활동을 생각하는 출전사를 규제할 수 있다. 그와 동 시에 다른 출전사에게도 그와 같은 규제를 하고 있는 전시회인 것을 규 약으로 명기하는 것에 의해 질이 높은 전시회라는 인상을 줄 수 있다. 이것은 주최자가 전시회에 적합치 않은 출전사라고 인정한 경우 그 회 사의 출전을 거절하는 권리를 가지는 것이 된다. 출전물과 출전사의 전 시규약의 위반 등 명확한 이유에 의해 배제된 경우에는 전시공간요금은 반환하지 않아도 좋다.
전시회의 회기는 사전에 모든 인쇄물에 명기되어져 있어서 출전사측 에서 간단하게 그것을 기억하게 할 수 있지만 반출입(搬出入)에 관한 정보는 계약전에는 그다지 설명되지 않는다. 그러나 이것도 계약서의 규약에 명기해 두지 않으면 각 출전사가 사정을 강하게 주장할 때 거절 할 수단이 없어져 버린다. 자세한 반출입 스케줄은 회기가 임박해서 자 세하게 설명하는 쪽이 좋다는 것은 말할 것까지도 없지만 계약에 즈음 해서는 반출입기간의 결정권은 주최자에 있다는 것을 미리 알려둔다.
그렇게 하지 않으면 출전사의 사정만으로 주최자가 예정하고 있는 날 이외의 반출입을 강력히 희망해온 경우 그 출전사 하나만을 위해서 회 장사용을 하루 연기하지 않으면 안될지도 모른다.
구체적인 전시방법에 대한 규제자체는 필요없다. 단지 위험물과 흡연 등에 관한 조그마한 규제는 있다. 그와 같은 제한은 출전요항으로 상세 히 설명되어야 하지만 규약중에도 간단하게 설명해 두면 좋다. 그것이 모두 방재 및 안전법규를 지키기 위한 것이라고 기술해 두는 것이 중요 하다. 그 외에는 전시방법은 어디까지 양식에 기초한 판단에 맡기는 뜻 과 소음기준을 선정하는 권리는 주최자가 가지고 있다는 것을 명기하는 정도로 한정하면 좋다.
주최자의 책임에 관해서는 극히 간단한 설명을 해둔다. 주최자가 제 공하는 서비스 내용을 명기하는 것으로 전시공간 요금에 어떠한 서비스 가 포함되어 있는가를 나타내는 것도 된다. 동시에 주최자의 손해책임 범위도 명확하게 해두는 편이 좋을 것이다. 그 가운데에는 출전사측의 부주의에 의해 생긴 손해의 배상책임도 포함된다.
전시회 중지에 관한 설명도 필요하다. 중지를 결정하는 요인으로써는 불가항력적인 것과 주최자측의 사정에 의한 경우를 생각할 수 있다. 그 가운데 화재, 홍수, 지진, 수출입금지, 정부규제, 폭동 또는 내란등의 불가항력적 요인에 의한 전시회 중지에 원칙적으로 주최자는 책임을 지 지 않는다. 현실에서는 이와 같은 원인으로 전시회가 중지되는 것은 한 국에서는 거의 생각할 수 없지만 이러한 예측하지 못한 사태에 빨리 대 처할 수 있을 항목만은 규약중에 넣어두어 이와 같은 원인으로 중지를 결정한 경우 주최자는 출전사에 대해서 잔여전시일수를 기준으로 일당 을 계산해 출전사의 전시공간 사용료는 되돌려 주는 편이 좋을 것이다.
3) 보험은 출전사가 각자 가입한다.
보험은 원칙적으로 출전사에게 자사의 책임으로 가입하도록 한다. 출 전제품과 서비스가 업계 최신의 것인 이상, 상품가치는 극히 높은 것이 많고 주최자가 판단할 수 있는 것이 아니다. 도난 보험의 손해보험, 배 상책임보험, 물건훼손보험에 가입해 두는 것은 주최자가 강제로 할 수 는 없는 것으로 추천하는 쪽이 좋다. 게다가 주최자측의 책임범위도 설 명해 둔다.
또 반출입시의 화물의 분실이라든가 전시제품이 어떤 이유로 회기에 도착하지못하는 수도 있므로 보험을 들어 두는 것이 중요하다. 규약 가 운데에 출전사가 가입해야하는 보험의 내용을 설명해 두면 손해 등의 보장책임을 주최자측에서 지지않는다는 것을 출전때의 조건으로서 출전 사가 승낙한 것이 된다.
또 하나, 규약의 내용에 넣어두아야 하는 것은 전대를 금지하는 뜻의 설명이다. 출전사는 주최자의 서면에 의한 명시적 승인이 없으면 그 빌 린 전시공간의 전부 또는 일부를 다른 기업등에 사용하도록 할 수 없다 고 하는 내용의 규제를 넣어 두어야 한다.
이상, 전시회의 계약에 관해서 필요한 항목과 규약의 개요를 설명했 다. 전시회의 종류와 목적에 의해 내용은 각자 틀리게 되지만 중요한 것은 주최자와 출전사가 전시회를 원활하게 운영하기 위해 결정하는 것 이기 때문에 계약서 작성에 있어서 신중히 검토하기 바란다. 이것은 기 획이라고 하는 실체없는 상품의 거래이기 때문에 확실한 계약서를 교환 하는 것에 의해 비로소 문제가 없는 운영이 기대되는 것이다.