3-1 메스컴 활용은 절대 빠뜨릴 수 없다
3-3 문제를 미연에 막는 계약과 규약
기자회견을 행하고 전시회의 기획을 대의적으로 널리 발표하고나면 즉시 출전사의 모집활동을 개시한다.
출전사모집에 즈음해서는 기자회견에 의해 업계신문잡지가 게재해준 기사가 모집광고로써의 효과가 있기 때문에 이것을 보고 흥미를 가진 기업이 연락을 해오는 것도 충분히 생각할 수 있다. 그러나 무엇보다도 중요한 것은 DM에 의한 캠페인이다. 신문사주최의 전시회는 이러한 점 에 있어서 출전사 모집방법을 퍼블리시티에 의한 선전효과에 의지하는 경향이 많기 때문에 기획내용에 의해서 출전자수가 제한되는 경우가 있다.
DM에 의한 출전사모집에 우선적으로 필요한 것은 프로스펙트 목록이 다. 기획서작성 때 실시한 시장조사를 근거로 작성한 출전대상기업의 목록을 프로스펙트 목록(리스트)라 부르며 또한 이것이 전시회 성공의 열쇠를 쥐고 있다고 해도 과언은 아니다. 출전대상제품을 취급하고 있 는 기업을 어느 만큼 망라할 수 있는가 하는 것은 단순하면서 의외로 곤란한 작업이다.
먼저 후원 및 협찬단체에 가맹하고 있는 기업의 명부를 입수한다. 이 것으로 대기업과 업계안에서 어느 정도 지위를 쌓고 있는 기업은 거의 망라할 수 있다. 그러나 異業種으로 신규참가하려고 신제품 개발에 힘 을 쏟고있는 기업과 벤처형 중소기업 등은 이 속에 포함되지 않은 것이 다. 전시회에의 출전은 기업규모와 반드시 비례하는 것은 아니고 세일 즈 프로모션 수단으로써 전시회에의 유효성을 인식하고 있는 기업은 설 령 기업규모가 작다거나 시장 점유율이 낮아도 출전해온다. 이것으로 생각해도 대기업만을 출전 대상으로 생각하는 것이 아니라 가능한한 많 은 기업을 프로스펙트 목록에 넣어 두는 것이 중요하다.
프로스펙트 목록은 최초에 출전사 모집용의 DM을 발송하기 위해 사용 한 후에도 우송물을 발송하는 때에 도움이 되기 때문에 컴퓨터관리를 하는 것이 바람직하다. 항상 전시회정보를 계속 흘리는 것에 의해 후반 의 모집캠페인 때에 참가를 다시 의뢰하기도 하고 2회째와 3회째의 전 시회출전에 결부되는 것도 있다. 실제로 몇 10여년간 전시회의 성장을 관찰하면서 겨우 출전을 승낙하는 대형기업의 예도 있다.
프로스펙트 목록의 발송처는 기업의 전시회 담당자 앞으로 한다. 개 인명을 알고 있다면 그쪽으로 보내는 것이 확실하게 정보가 본인의 눈 에 뜨일 확률이 가장 높다. 담당부서로서는 기업에 따라 다르지만 대부 분 선전부나 판매촉진부이다. 담당자명을 모를 경우는 적어도 이 두 부 서 가운데 어느 한 부서로 우송하여야 한다.
2) 모집용 인쇄물은 5점 만든다.
우송하는 자료는 전시회의 주역인 출전사를 확보하기 위한 것이므로 인쇄물을 충실하게 만들 필요가 있다. 그러나 어다까지나 비지니스정보 를 전달하는 것이므로 필요 이상으로 호화롭게 만들 필요는 전혀 없다. 정보가 확실하게 상대방에게 전달되고 그것을 보고 출전을 결심하게 만 들 수 있는, 신뢰성있는 것을 준비하는 것이 중요하다.
출전사 모집시 DM으로 동봉해야할 인쇄물은 5점이다. 전시회의 내용 을 설명하는 팜플렛은 물론이거니와 그밖에 주최측 대표자의 인사장, 전시공간도면, 전시공간 예약신청서, 거기에다 반신용 엽서 등이다.
우선[브로셔]로 불리우는 출전사 모집용 팜플렛이 있는데, 이것은 펙 트시트와 개최요강의 내용을 간결하게 정리하고 정보량이 풍부한 팜플 렛이다. 다만 정보량이 풍부하다고 하여도 내용이 간결하지 않으면 읽 는 측이 도중에 던져버리는 경우도 발생한다. 그 점을 생각하면 보기쉽 고 알기쉬운 팜플렛을 제작하는 것이 중요하다. DM으로 담당자에게 보 내는 비지니스용 정보라고 하여 콤파니온 등의 미녀가 예쁘게 웃는 모 습이 담겨져 있는 종류의 의미불명한 팜플렛은 그 효과가 의심스럽다. 주최측 대표자의 인사장은 한장의 종이에 편지형식으로 관계자 제위 앞으로 작성한다. 그 내용으로는 [**전시회를 개최합니다. 이 전시회는 **를 목적으로 하고있고, 그로 인하여 **의 측면에서 사회 및 경제발전 에 공헌할 수 있다고 생각합니다. 따라서 전시회의 취지에 찬동하셔서 출전하시기를 부탁드립니다.] 등이 된다.
전시공간(부스)도면 제작에 있어서 사전에 장식업자를 선정하고, 그 들에게 미리 전시공간 배치도를 만들도록 할 필요가 있다. 그 도면에 전시공간 번호를 기입하고 인쇄한 것이 전시공간 도면이다. 이것은 출 전대상 기업이 참가를 검토하는 경우에 회장내의 희망위치를 선택하는 데 사용된다. 또한 주최측이 독자적으로 출전사의 전시공간 할당을 실 시하는 경우는 출전사측에 선택의 자유가 없기 때문에 전시공간도면을 우송할 필요가 없다.
전시공간에는 배치도 이외에 렌탈 디스플레이를 주최측에서 준비하는 경우에는 그 설명도 함께 게재하는 편이 좋다. 렌탈 디스플레이에 포함 되는 서비스의 내용과 요금표가 게재되어 있으면 전시회의 경험이 없는 기업에서도 안심해서 참가할 수 있다.
렌탈 디스플레이의 서비스 내용은 출전사와 지정의 장식업자사이에 결정되는 것이다 이는 일반적으로 기초전시공간으로 불려지는 것으로 벽면의 뒷면(백 패널)과 옆면, 회사명싸인, 바닥면의 카펫트, 형광등과 스포트 라이트, 콘센트 이외에 의자와 휴지통 등의 최저한의 비품과 전 시공간내의 클리이닝이 들어간다. 그외 전시공간 도면에는 전기와 공 기, 수도 등의 허용량을 표시해두면 친절하다.
전시공간 예약신청서는 정식계약을 하기 전의 전시공간 임시확보용의 서류이다. 임시확보의 상태에서는 어느 정도 정면중앙의 최고의 전시공 간을 확보해서 취소했어도 출전사측의 벌칙은 일체 생기지 않는다. 왜 이와같은 위험을 지고서도 전시공간 약속이라고 하는 시스템이 일반적 인가 하면 그렇게 하지 않으면 전혀 출전사가 모이지 않기 때문이다.
수십개의 회사, 때로는 수백개의 출전사의 전시공간위치를 정하고 회장 을 메꿔가는 작업은, 어째든 주최자의 경험에 달여있다. 취소가 나와도 조건이 나쁜 장소에서 좋은 장소로 이동하는 것에 대한 불만을 가진 출 전사는 없을 것이다.
주최자측은 고용주의 전시공간도면을 준비하고 매일의 세일즈 상황을 그 속에 기입해 간다. 예약전시공간과 정식계약 전시공간을 분류하는 등 알기쉽게 기록해 가도록 한다. 기업에 있어서는 라이벌회사와의 서 로 이웃해있는 것을 피하고 싶다는 희망을 갖기도 하고 업계의 최대기 업에 가능한한 가까운 장소로 가고 싶다는 등의 가지각색의 희망을 갖 고있다. 이러한 요소를 하나씩 해결하면서 도면을 메꾸어 나간다.
반신용엽서는 출전대상기업에 출전에 대한 의향을 앙케이트 형식으로 대답을 받으려는 목적으로 제작한다. 다만 이것을 우편물로 우송하면 받은 사람이 전원 되돌려 보내주는 것은 아니다. DM발송후 전체의 1할 정도가 되돌아 오면 반응이 좋은 편이다. 다만 이 단계에서 좋은 답장 이 순조롭게 되돌아 오면 출발로써 꽤 전망이 있는 기획이라고 말할 수 있다. 반가운 답장이 아니라해도 확실하게 반송되면 제품이 출전대상밖 이든가 예산이 없어서 고려의 여지가 없다는 등으로 파악할 수 있어 쓸 데없는 세일즈를 하지 않고 끝낼 수 있다.
이 반신용엽서는 사제엽서로 충분하지만 요금 수취인 지불로 하지않 으면 반송확률은 더 낮게 된다. 이 수속은 우편국의 본국에서 간단히 끝낼 수 있지만 승인번호를 엽서에 인쇄하지 않으면 안되기 때문에 가 능한한 빠른 시일내 신청해야 한다.
3) 기획에 대해서는 층분히 설명한다.
이와 같이 출전사 모집에 즈음해서는 사전준비를 하는데 제법 시간이 걸린다. 게다가 국제전으로서 프로모션하는 것이라면 이 인쇄물을 반신 용 엽서 이외에 모두 한.영 2개국어로 제작할 필요가 있다. 처음에 한 글로 원고를 만들고 그것을 단순히 영역해서 똑같이 배치해 만드는 것 이 아니라 새로 작성을 해야하기 때문에 시간적으로 꽤 여유를 갖고 착 수하는 편이 좋을 것이다. 영문의 경우는 문자수는 한글의 약 1.5배로 늘어나는 것에 주의해야 한다. 전시공간 도면에 관해서는 전시공간 배 치도가 그림과 숫자만으로 되어 있기 때문에 1장의 인쇄물에 2개국어의 설명을 넣는다면 각각 따로 만드는 것을 피할 수 있기 때문에 훨씬 값 싸게 제작할 수 있다.
인쇄물이 전부 갖춰지면 기자회견을 열어 그 기사가 각업계지에 게재 되는 시기와 같은 때에 DM을 발송할 수 있도록 준비한다. DM발송후 그 것이 각사의 담당부서에 배달되는 시기를 예상하여 전화에 의한 세일즈 를 개시한다. DM발송후 이전과 도산 등으로 반송되지 않는 것도 있지만 이전의 경우는 이전장소를 조사하기도 하고 도산한 것이라면 목록에서 말소하는 등 항상 목록에 최신정보가 들어있도록 관리하는 것이 중요하다.
출전사 모집을 계속하는 동안에 업계에 영향력이 강한 단체나 정부기 관의 후원 및 협찬을 얻는다든지 업계 최대기업의 참가가 결정되는 등 의 빅뉴스가 있는 때는 중간보고로써 뉴스렐리스를 내보내는 것도 중요 하다. 그것이 보다 많은 출전사확보로 연결되어진다.
그외 필요한 것은 세일즈 프로모션을 추진해가는 담당자의 솜씨와 성 의이다. 어느 정도 기획이 근사해도 그것을 설명하는 사람이 성의가 없 으면 모처럼의 훌륭한 전시회출전의 꿈도 이미 그 단계에서 깨어져 버 린다. 세일즈 프로모션의 담당자는 전시공간을 파는 것에 전념해서 기 획의 설명이 소홀하게 되지 않도록 항상 업계의 동향을 주고 받으면서 전시회의 의의와 출전하는 것의 장점을 기업측의 담당자에 정확히 전달 하려고 노력해야 한다.