3 전시회의 촉진방법
3-2 출전사 모집을 어떻게 할 것인가
이 장에서는 전장에서 완성한 기획을 실제로 촉진할 때의 주의사항을 대외적 측면을 중심으로 설명해 가고자 한다.
먼저 처음에 전시회의 프로모션 수단 가운데 가장 효과적이고 중요한 신문.잡지와의 관계를 기술한다. 앞장에서 이미 매스컴과의 협력관계를 협찬신문.잡지라는 형태로 소개 했지만 여기서는 더 구체적 협력내용을 기술한 것으로 쌍방이 받는 장점을 기술하기로 한다.
기획이 모두 마무리 되어 드디어 프로모션을 개시하고자 할 때 회사 에의 발표방식으로는 기자회견 방법이 취해진다.
먼저 업계의 전문 신문.잡지 가운데 신뢰도가 높고 사회적으로 영향 력도 갖춘 것을 선별한다. 전문지 가운데는 회보라든가 보고서의 요소 가 강하고 업계에서 지명도가 높다하더라도 전시회의 P.R수단으로써는 그리 도움이 되지 않는 것이 있다는 사실에 주의할 필요가 있다. 그런 종류를 제외한 신문.잡지사에 기자회견을 개최하는 뜻의 통지를 우송한 다. 내용에는 무엇에 관한 기자회견을 언제, 어디서, 누가 하는가 등의 극히 간단한 정보를 기재하면 된다. 다만 간소한 문장이라도 기자의 흥 미를 끄는 내용이 없으면 안된다.
동시에 기사로 하고 싶은 내용과 간단한 자료를 기자회견에 ㅁ추도록 준비한다. 가능하면 영문의 뉴스 렐리스도 준비해 두면 좋다. 기자회견 일이 되면 각 신문사와 잡지사의 담당자에게 전화를 걸어 기자회견에 올 것인지의 출석을 확인한다. 이것에 의해 당일의 참가예정인수를 확 인하는 것만이 아니라 안내장을 빠뜨리고 온 사람과 잊어버린 사람에 대해서 정보를 다시 전달할 수 있다.
당일 기자회견장에서 배포하는 자료에는 전시회의 개요를 문장으로한 뉴스 렐리스에 개최요강을 첨부하면 좋다. 회견내용으로는 주최측 대표 자의 인사 및 운영책임자에 의한 개요설명을 행한다.
뉴스 렐리스는 기자가 기사를 쓸 때의 기본원고가 되는 것이다. 그것 을 읽으면 줄거리를 이해할 수 있도록 간소하게 포인트를 파악할 수 있 는 문장으로 작성하는 것이 중요하다.
뉴스렐리스에 관한 팩트시트는 전시회의 제일기본적인 정보를 가장 알차게 게재한 서류이다. 구체적으로는 전시회명, 회기.회장 및 개최취 지, 후원.협찬예정단체명, 협찬예정신문.잡지명, 출전대상분야와 제품 및 기술, 입장예정자 등을 항목별로 정리한다.
개최항목은 팩크시트를 구체적으로 설명하는 보충형태의 서류이다. 예를 들면 어째서 전시회를 개최하는가, 또 전시회에 의해 도대체 누가 어떤 이점을 얻을 수 있는가 등을 설명한다.
이것을 자료로 정리해 기자회견을 여는데 회견을 영어, 한국어로 하 면 국제전으로써 주목도 끌고 국제적인 촉진도 원활하게 진행되지만 현 실에는 그것까지 할 수 있는 주최자는 국내에 거의 존재하지 않는다. 그러나 국제전으로서 기획된 경우는 적어도 국내 발행의 영자신문에라 도 기사로써 다룰 정도의 노력을 기울여야 한다. 미국에는 전시회의 뉴 스렐리스를 전문으로 내보내는 회사도 있다.
영문의 뉴스렐리스가 가능하다면 국내의 영자신문의 발행사에는 편집 장 앞으로 우송한다.
2) 매스컴과 바터계약을 맺는다
매스컴과의 관계는 기자발표의 회견에서 모두 끝나는 것은 아니다. 전시회의 진행에 따라 항상 매체를 통해서의 P.R이 필요하다.
전시회 출전사의 모집도 DM에 의한 P.R이 가장 효과적이지만 대중매 체를 통해서의 광고효과도 무시할 수 없다. 그 산업분야에의 신규 잠입 기업과 DM목록에 누락되어 있는 기업을 보충하기 위해서라도 모집광고 는 커다란 의미를 갖는다. 다만 광고만으로는 인상이 강하지 못하다. 역시 그에 적합한 기사가 실려있어 그위에 모집광고가 있다고 하면 신 뢰성도 높게 될 것이다.
협찬받고 싶은 신문잡지를 선택한다면 기자회견 발표후에 정식으로 협찬받고 싶다는 뜻의 의향을 서면으로 전달하는 것에 의해 빨리 합의 를 성립하는 것이 중요하다. 이 합의는 바터계약이라 불리우며 금전상 의 교환은 발생하지 않지만 합의사항은 서면으로 서로 확인하는 것이 좋다.
바터계약은 완전히 대등한 계약이기 때문에 쌍방의 이익이 일치하는 내용으로 구성된다. 통상 주최자측에서는 무료전시공간의 제공과, 모든 전시회 촉진용 인쇄물에 협찬신문.잡지로서 신문.잡지명을 기재하므로 써 그 매체를 P.R하는 조건이 제시된다. 각 매체에 있어서는 무료전시 공간의 제공도 그렇긴 하지만 전시회용 인쇄물에 의한 P.R효과도 무시 할 수 없다. 특히 국제전으로서 해외에 촉진하게 되면 일거에 외국업계 의 전문가의 눈에도 띠게 된다.
한편, 매체측이 제공하는 서비스로는 무료로 제공되는 전시공간의 요 금에 걸맞은 광고공간의 제공 및 전시회 소개 기사의 게재가 될 것이다.
앞에서 언급한 바와 같이 전시회 출전사의 모집광고는 단독으로 게재 되는 것보다는 기사와 함께 게재되는 것이 효과가 더욱 크다. 다만 효 과있는 시기와 그렇지 않은 시기가 있기 때문에 타이밍을 놓치지 않고 게재하는 것이 중요하다. 기사쪽도 기자회견을 한 때라든가 빅뉴스가 들어온 때에 집중해서 게재하는 것도 좋지만 전시회 뉴스로서 紙上에 일정공간을 제공받으면 보다 효과가 클 것이다.
매체와의 협력관계는 출전사모집만이 아니고 입장자의 촉진에도 관계 된다. 특히 회기에 제일 가까운 호텔회장의 전시공간 도면과 출전사 프 로필이라든가 세미나.스케줄의 게재, 무료초대권의 차입 등도 특별기획 을 짜는 데 중요하다. 신문이라면 당일의 조간에 특집기사를 편성하면 보다 효과적일 것이다. 출판사와 신문사측도 특집기사에 관련해서 각출 전사의 광고를 따내기 쉽기 때문에 이것은 쌍방의 이익이 일치하는 기 획이 된다.
이처럼 매스컴과의 관계는 전시회의 기획발표단계에서 전시회가 완료 되고 결과보고를 할때까지 계속된다. 또한 업계의 오피니온 리더의 잡 지라면 그 만큼의 최신 정보도 풍부하게 모아야 하기 때문에 합의서에 쓰여진 조건 수행만을 생각하면 협력관계의 장점은 한없이 큰 존재일 것이다. 환원하면 이런 매스컴의 협력관계 없이는 업계동향의 파악은 꽤 어려운 작업이 될 것이다. 이상과 같은 점에서 생각해도 매스컴과의 관계는 특정의 신문과 잡지에 한정되는 것이 아니라 가능한한 많은 업 계신문잡지와 양호한 관계를 유지해가는 것이 반드시 필요하다.