2-5 기획서를
완성하는 7개 포인트
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전시회의 촉진방법 기획서가 완성되면 그것에 수지예산을 첨가하여 전시회의 준비는 완료된다. 예산에는 수입과 지출이라고 하는 큰 항목이 있지만 먼저 수입부문부터 설명해 보기로 하자.
수입중에서 가장 큰 것은 뭐니해도 전시공간(부스) 요금이다. 하나의 전시공간의 크기는 전시회에 따라 다르지만 폭 3미터 건물의 내부길이 2.7미터 또는 3미터가 표준이다. 전시공간의 가격도 전시회에 따라 각각 다르지만 전시회장과 기획의 내용, 경합전과 유사전의 요금 등을 고려해서 주최자가 결정한다.
그리고 회장에 준비할 수 있는 전시공간수를 곱한 것이 전시공간 수입이다. 전시공간수에 관해서는 회장이 결정되면 곧 지정의 장식업자에 전시공간 도면을 만들어주어 총 전시공간수를 계산해 내고 전시공간요금을 책정하여 수입을 산출하는 것이 바람직하지만, 기획서 작성시에 맞추지 못하게 되면 회장면적의 70%가 전시공간 면적이라고 생각해서 판정하면 된다. 국제전으로서 해외거점에 의한 출전사 프로모션이 행해지고 있다면 조건이 틀리기 때문에 미리 국내판매와 해외판매처럼 수입항목을 나누어 두면 좋다.
다음으로 입장료 수입이 있다. 단지 입장무료의 전시회에서는 당연히 이 항목은 존재하지 않는다. 그러나 초대자만의 전시회라도 일부 일반 인의 입장을 유료로 해 인정하는 전시회도 있지만 이와 같은 경우의 입장료는 이 항목에 포함한다. 박람회 등의 일반전의 경우는 입장료 수입이 중요한 재원으로 되기 때문에 예상입장자수의 산출이 중요한 과제이다. 또 세미나를 유료로 한다면 세미나 청강료라고 하는 항목이어야 한다.
세번째의 수입원으로서는 광고수입이 있다. 게재하는 광고는 주로 전시회장내에 배포되어지는 전시회의 안내 책자이다. 전시회장에 들어 온 입장자는 그 분야의 전문가 중에서도 더욱 관심 많고 보다 뛰어난 독자이기 때문에 광고효과는 대단히 높다. 따라서 광고 게재의 효과도 설명하기 쉽기 때문에 광고도 취하기 쉽고 안정된 수입원이다.
그 외에 기초 전시공간 장식요금이 있고 이것을 설정하고 있는 주최자로서가 아닌 주최자가 있다. 전시공간장식에 있어서는 장소인도의 전시회와 기초토론회의 전시회 두 종류가 있다.
전시공간양도라고 하는 것은 전시 공간요금이 순수하게 공간(스페이스)의 가치가 있고 장식은 원칙으로는 출전자가 독자적으로 업자를 선 정해 각자 예산과 기업이미지에 맞춘 전시공간을 만드는 시스템이다. 단지 전시회에 출전 경험이 있고 업자와의 교섭지식이나 전시공간 이미지를 갖고 있지 않는 출전사를 위해 주최자측이 단순한 장식과 전시공간내에 필요한 비품등 전부를 세트로 패케이지를 준비하고 있는 경우도 많다. 기초장식 부가의 전시회는 주최자가 준비한 장식패케이지를 이용하는 것이 된다.
이것이 왜 수입항목에 포함되는가 하면 주최자는 장식업자에서 중개 수수료를 받기 때문이다. 이 경우 장식은 통일규격이 사용되기 때문에 전시공간이 장식요금의 몇%를 주최자측의 수입으로 산정할 수 있다. 단 지 공간양도의 경우는 모든 출전사는 기초전시공간을 이용하지 않고 자 사의 이미지에 맞는 장식을 집중시키기 때문에 수입으로 계산하는 전시공간수는 전체의 2할정도 확보해 두는 것이 무난하다.
이상이 전시회 주최에 의한 주된 수입원이지만 또 하나 개최후의 수입으로 입장자 목록의 수입이 있다. 무역쇼의 입장자라는 것은 그 산업 분야의 전문가이고 구매예정자이기 때문에 이 입장자 기록을 목록화하면 세일스 프로모션에 도움이 될 것은 틀림없다. 목록 그 자체를 시판해도 좋고 목록을 이용한 서비스를 대행하는 것도 가능하다.
2) 지출항목은 크게 7항목으로 나누어진다.
지출항목은 크게 전시회장에의 출전비용, 출전사모집을 위한 비용, 해외세일즈에 사용되는 비용, 입장자 프로모션을 위한 비용, 세미나를 위한 비용, 협회와 후원단체에 대한 출전비용, 그외 일반관리비 등 7항 목으로 나눌수 있다.
각 항목에는 각자 동등한 내용의 지출이 포함되어 있어서 각자 용도별로 분류해서 기장하는 것이다. 이하 각 항목에 포함되는 지출중에 중요한 것 몇 개를 설명해 보자. 전시회의 종류와 규모에 의해서는 이 분류가 반드시 모두 적용된다고 말할 수 없지만 그것은 각자 잘 검토해 두자.
① 전시장에서의 지출
먼저 지출항목으로는 여비 및 접대비가 있다. 전시회장의 장소에도 대개 주최자측의 책임자 수명은 반입반출기간을 포함하여 전시회기중 가장 가까운 호텔에 머물러 24시간체제의 운영을 한다. 또 주최자의 사무소가 서울밖에 없고 지방에서 전시회를 하는 경우에는 당연히 출장비 가 소요되지만 그것도 여기에 포함된다. 그외 회기중에 전시회 관계자를 접대하는 경우도 많으므로 여비 및 접대비는 넉넉하게 잡는 것이 좋다.
가장 큰 지출로는 역시 회장임대요금이 그것이다. 회장요금의 지불조건은 전시회장에 있어 다양하다. 회기전에는 전액지불되지만 지출항목으로는 회장에서의 지출로서 이곳에 분류된다.
또 이 항목 가운데 특별한 지출로는 [출전사를 위한 환영 파티비]가 있다. 이것은 1인당 예산에 초대자수를 곱해서 산출한 것으로 초대장관계의 비용을 첨가한다. 그리고 파티는 전시회장내의 레스토랑에서 개최되는 것과, 회장 부근이나 도심의 호텔에서 개최하는 경우가 있어서 비용에 큰 차이가 생기기 때문에 예산에 맞추어 검토하기 바란다.
전시회장에 배포된 안내책자의 작성비도 이 항목에 포함된다. 안내책자 인쇄에 있어서는 예상입장자 수를 대충 계산하고 필요부수를 어림잡아 견적한다. 국제전의 경우는 적어도 한국어, 영어 2개 국어로 작성할 필요가 있지만 또는 일어도 추가하기도 한다. 동일 내용이라도 외국어 쪽의 비용이 한국어보다 비싼 것에 주의하기 바란다. 마찬가지로 출전사 설명회 때에 출전사에 넘겨줘서 기록하도록 한다.
② 출전사 모집을 위한 비용(exhibit sales promotion)
출전사 모집에서 중요한 것은 DM용의 비용이다. 먼저 출전사의 모집에 즈음해 필요한 인쇄물에 드는 비용이 있다. 대충 출전사 모집용 팜플렛, 계약서, 후로아 계획, 전시공간예약 신청서, 반신용엽서, 뉴스릴리스, 중간보고서 등의 인쇄물 제작료가 이곳에 포함된다. 또 국제전의 경우 이것들을 영어의 한국어 2개국어로 만들 필요가 있다. 또한 외부에 번역을 의뢰한다면 그 비용도 이곳에 포함된다.
이 인쇄물의 DM이 완성된다면 그 우송요금이 지출 속에 들어가는 것을 잊어서는 안된다. 예를 들면 출전대상이 되는 회사가 천개 회사라면 각 인쇄물을 보낼 때에 필요한 우표값에 천을 더해 그것을 합계한 것이 DM 우송비가 된다.
이 DM의 비용과는 별도로 여기서 중요한 것은 광고비이다. 신문, 잡지에 게재하는 출전사모집 광고중에 유료취급되는 것의 비용이 이곳에 포함된다.
③ 해외판매에 사용되는 지출(international sales force)
주최자가 해외 사무실을 갖고 있지 않은 경우 국외에서의 출전사 모집은 그 나라에 있는 동업자와의 대리점 계약에 의해 행해진다. 그 경 우는 통상 전시공간매상의 몇 %를 계약회사에 돌려 준다고 하는 내용이 된다. 예산을 세울 때는 예정 판매전시공간의 요금의 합계에 계약한 몇%의 구전(커미션)을 곱해서 지출로서 산출해 둔다.
해외로부터 출전사로 몇 개사가 모이게 된다면 당연히 그 나라의 담당자가 출전사에 동행한다. 그 출장비도 미리 지출속에 넣어두지 않으면 안된다. 또 영어권 이외에서 출전사 모집을 할 경우 또는 영어의 팜플렛수를 모두 해외에서 제작하는 경우에는 그 비용을 이곳에 포함해 둔다. 다만 미리 견적을 받게 하는 등 국내에서 영어만을 만드는 것보다도 값이 싼가를 확인해서 승낙하는 쪽이 좋다.
④ 입장자 프로모션을 위한 지출(attendance promotion)
입장자를 위한 인쇄 물중에 특히 큰 지출항목인 것은 초대장의 비용이다. 무역쇼의 경우 특정분야의 전문가가 많이 모이도록 하기 위해 그 사람들에게는 사전에 초대장을 우송한다. 이 비용은 몇 사람에게 초대장 을 보내는가에 따라 달라지지만 그 목표로서는 송부목록이 꽤 신뢰성이 높은 것이라면 전발송자의 6%의 입장이 예상되어지는 것으로 역산할 수 있다.
따라서 여기서는 초대장 발송자의 목록의 입수를 위해서 드는 비용을 예산편성에 넣지 않으면 안된다. 업계단체의 명부를 도입해 그것을 사내에 목록화하는 방법과, 어느 특정분야의 사람의 목록을 구입하는 방 법, 그 분야의 명단목록을 갖고 있는 곳에 DM을 의뢰하는 방법 등 세 개의 수단이 생각되지만 각자 목록의 내용과 예산에 맞추어 구분해 사용하면 좋을 것이다.
⑤ 세미나를 위한 지출(conference expense)
세미나에 드는 비용에서 큰 것은 회장임대요금 및 강사에 관계하는 비용이다. 전시회장과 동일건물에서 세미나를 할 경우는 회장비의 지불은 전시회장비의 지불 스케줄에 준한다고 생각해도 좋지만 전혀 다른 회장을 사용할 경우는 사전에 지불조건을 확인하는 것이 좋다. 강사에 관계되는 비용은 강연료 외에 교통비와 숙박료, 국제전의 경우는 통역의 비용도 당연히 포함된다.
인쇄물로서는 세미나의 청강권과 세미나 책이 그 주된 것이다. 세미 나의 청강자 모집의 프로모션은 보통 전시회의 내장자 프로모션과 동시에 행하여 지는 것으로 그 비용을 나누어 일부 세미나의 경비로 해도 좋 다. 다만 너무 큰 비율로 세미나 경비에 넣어두면 세미나가 적자가 되기 때문에 주의해야 한다.
⑥ 협회와 후원단체에의 지출
여기서는 협력조직에 관련하는 비용이 모두 포함된다. 후원을 받을 때에 명의료를 징수하는 단체도 있지만 그 같은 비용 외에 회장 내에 무료로 전시공간을 제공한다면 그 때문에 드는 모든 비용도 이곳에 포함된다.
또 접대비라든가 관계자의 출장비도 경우에 따라서는 주최자가 부담하는 곳도 있다. 어떻든 예산작성단계에서는 필히 발생하는 경비가 어떤가 알 수 없어서 예산비라고 하는 이유도 포함되어 어느 정도 견적해 두어도 좋을 것이다.
⑦ 기타 일반관리비
그 외로 전시회에 관계되는 비용으로 지금까지 경비에 포함되지 않은 것을 이곳예산에 넣는다. 사무의 간소화를 위해 아르바이트와 맨파워 서비스 등을 이용하는 경우는 이곳에 미리 넣어둔다. 또 일상의 전화비와 해외와의 텔렉스 통신비등 그 밖의 업무와의 구별을 하지 않는 경비와 D M이외에 이용한 우송대등도 이곳에 포함된다. 그 외에 송금할 때의 은행 수수료, 회계상의 경비등도 일반관리비로써 계산한다.