2-4 세미나의
개최를 어떻게 할 것인가
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수지 예산서는 이렇게 만든다 기획서는 사내에서는 사업계획안을 대신하는 것이고 전시회를 모든 각도에서 검토분석해 그것에 따라 전시회를 운영하면, 예측할 수 없는 사태가 일어나지 않는 한 순조롭고 성공적으로 이끌어 갈수 있는 충실한 내용이면 바람직하다. 기획서는 또 그것을 기초로 회사 밖의 개최요지와 뉴스릴리스 등의 작성자료로서도 활용할 수 있는 자료를 포함하고 있는것이 중요하다.
기획서를 작성할 때는 일정의 형식이 존재하는 것은 아니지만 다음의 커다란 7가지의 항목이 커버되어 있는 것이 바람직하다.
1) 개최취지.
첫째로 왜 특정분야의 전시회를 개최하는가. 결정적 방법이 된 자료와 산업동향등을 설명하면서 개최의 의의를 기술한다. 이것은 단순한 것이어서 그 사실 표현에 가장 신중해야 되는 부분이다. 이곳에서 명확한 목적의식과 전시회에 대한 욕구의 중요함이 간결하고 정확하게 표현되지 않는다면 기획서 전체의 의미가 애매하게 되어 버린다. 짧은 문장중 에서 기획서 전체의 구조를 이해할 수 있도록 연구해야 한다. 또 국제 전의 기획서로서 왜 해외기업의 출전이 필요한 것인가, 입장자가 해외에서 오면 어떤 장점이 전시회와 한국경제에 가져오게 되는가도 서술할 필요가 있다. 해외의 출전자에게는 한국시장의 중요성과 수출의 가능성 등을 명확하게 할 필요가 있다.
2) 전시회의 내용.
둘째로 그 내용 중에는 전시회가 개최됨으로써 누가 어떠한 혜택을 받을것인가 등을 극히 간소하게 조항별로 작성한 내용 중에서 우수한 것부터 채택해가면 전시회의 특색이 확실해 진다. 그 내용은 주최자 자체에 돌아가는 장점과 출전자와 입장자, 나아가서는 한국경제와 산업의 발전에 주는 영향 등 2개의 관점에서 받아들여진다. 이곳에서도 국제전의 장점에 대해서 고려해두면 좋다. 또 출전사와 출전물의 분석과 그것에 맞는 입장자의 분석 등은 어느 정도의 자료와 시장동향 등도 포함해서 서술하면 알기 쉬울 것이다.
출전대상이 되는 기업수와 출전제품의 크기 및 중량 등은 전시회 자체 의 규모와 분위기를 좌우하는 것도 있기 때문에 가능한 한 최신의 자료를 기초로 하는 것이 바람직하다. 제조기계 등의 하드가 많이 출전되는 전시회라면 전시회장의 마루의 중량한도를 생각하여 그에 알맞는 회장을 고려한다면 출전사도 꽤 많이 모집할 수 있다. 반대로 소프트 중심의 전시회라면 교통편이 좋은 도심의 소규모의 회장에서 어느 정도 분야를 좁혀 출전내용의 전시회로 하는 쪽이 기획으로서는 적당하다. 세미나를 개최할 예정이라면 여기에 있는 정도의 개요를 설명해 두면 좋을 것이다.
3) 시장분석.
셋째로 이것은 주로 시장예측을 중심으로 해서 그 전시회의 장래성을 잘 설명할 수 있는 내용이 바람직하다. 그러기 위해서는 과거 10년간의 시장규모의 변화와 이후의 예상이라던가 정부의 경제와 산업육성정책과의 관계 등이 연구되어져야 한다. 그 외에 산업을 둘러싼 환경이라든가 법적규제의 유무, 그리고 다른 업종교류 등도 모두 조사한다면 가능한 한 자세히 조사분석하면 좋다. 또 국제통계와 국제비교도 받아들여 전시회의 국제적 위치를 부여받을 수 있는 내용을 함께 검토할 필요가 있다.
경합 전시회를 분석하면서 차별화를 도모하는 것도 중요하다. 그것은 전시회의 독특함을 의외로 발휘하는 것으로, 세일즈 포인트로서도 이용할 수 있다. 그리고 해외의 유사전을 연구분석해 참고가 되는 점을 받아들이면 보다 좋은 기획이 될 것이다.
4) 출전사와 입장자계획.
네번째는 전시회의 기획의 초기단계에서 업계의 대표적 기업의 간부로 신뢰할 수 있는 사람에 대해서 이런 전시회를 업계방면에 한다면 어떤 반응이 업계내부에서 되돌아 올까라는 예상을 강조하는 것을 스포트 체크라고 한다. 이것에 의해 어느 정도 좋은 감을 얻는다면 먼저 전시회 기획을 발표해도 지장이 없다.
반대로 이 단계에서 업계의 최대 거래처가 혐오감을 나타낸다면 일단 그 기획을 유보하든가 대폭적인 변경이 불가피하게 될 것이다. 대표기업이 호의적이 아니라는 것은 업계단체의 협력을 얻는 것도 어렵다는 의미다. 따라서 그 감독관청으로부터의 협력은 절망적이 된다. 이것에 서도 스포트 체크는 업계에 사전교섭이라고도 말할 수 있을 정도의 힘을 갖고 있어 결코 소홀히 할 수 없는 중요한 작업의 하나이다.
스포트 체크에 의해 전망이 좋은 전시회는 출전사모집계획과 입장자 계획을 세울 필요가 있다. 국제전으로서 출전사를 해외에서 모집한다면 어느 나라에서 몇 개 회사 정도를 어떤 수단으로 모집하는가 등도 출전 사 모집계획에 포함되어 있다. 그것에는 당연히 해외의 거점과의 계약 조건과 각국 행정기관의 협력체제가 영향을 끼치게 될 것이다. 또 전시회의 성격에 의해 입장자 목표도 몹시 다르기 때문에 표적 세분화를 실 시한다. 그 때는 개최세미나의 목표를 벗어나지 않도록 주의하여야 한다.
5) 각종협력단체 기록.
다섯째는 각종 협력단체를 빠짐없이 기록한다. 다만 실제로는 모든 단체의 협력을 얻는다고는 할 수 없어서 어디까지나 예정이라는 것으로 게재한다. 협찬 신문잡지에 관해서는 발행소명만이 아닌 신문.잡지명을 게재하는 것이 보통이다. 국제전으로서 2개국어 이상의 언어에 의한 프로모션을 예정하고 있다면 각 단체의 외국어명을 조사해 두어도 좋다. 고유명사가 틀려서는 그 단체의 신뢰를 잃을지도 모른다.
또 해외에 프로모션거점이 있다면 해외의 유력단체의 협력과 협찬지와의 제휴도 당연히 가능하게 된다. 그 경우는 반드시 해외거점과 공동으로 그런 단체의 협력을 얻는 것은 중요한 것이므로, 가능한 범위에서 해외 유력단체의 이름과 주소지를 조사해도 좋다. 그리고 이와 같은 단체의 협력을 요망한다는 뜻을 해외거점에 타진해 보아도 좋을 것이다.
해외거점을 갖지 않고 해외유력단체의 협력을 얻기 위해서는 국내유력 단체와 주한 대사관의 소개장을 받든가 직접 전시회의 주요취지와 후원을 의뢰하는 뜻의 편지를 보내는 방법도 생각할 수 있다. 단지 대사관과 유력단체의 소개장은 적어도 그곳의 후원이 얻어지지 않으면 어렵다.
6) 프로모션 방법.
여섯째는 프로모션 방법이다. 이것에 관해서는 다음 장에서 자세히 설명하겠고 여기서는 기획서에 필요한 항목의 설명에 한정시킨다. 프로모션 대상은 크게 구분해 출전사, 입장자, 세미나 청강자의 3종류로 분류된다. 각자에 대한 포로모션방법과 그것에 관련하는 매체 및 인쇄물의 종류와 계획이 상당히 자세하게 연구되지 않으면 안된다. 다만 입장자와 세미나 청강자에 대한 프로모션은 겹치는 부분이 적지 않다.
7) 스케줄 첨부.
일곱째로 전체의 수지구조를 한눈에 알 수 있는 예산안과 행사일람표 방식의 프로덕션 스케줄을 첨부해야 한다.
프로덕션 스케줄이라고 하는 것은 기획서 작성시점에서 전시회 개최까지 필요한 인쇄물과 광고예정이 몇 월에는 무엇을 제작하고 그것에 맞추어 몇 월에는 어느 신문과 잡지에 어떠한 광고를 실을 것인가 등의 사정에 따라 일람표로 정리된 것을 가리킨다. 해외에서의 프로모션을 실시할 예정이라면 그 스케줄도 잊지 않고 첨가해 두어야 한다.
이처럼 해서 전시회의 내용을 최초로 충분히 잘 음미해 섬세하고 치밀한 계획을 세우는 것에 의해 전시회의 운영이 원활하게 진행되게끔 된다. 특히 국제전을 주최한다면 기획의 관점도 당연 국제적으로 되고 그 만큼 면밀한 계획이 필요하게 된다. 또 스케줄 상으로도 국내전보다 힘들기 때문에 많은 여유를 가지고 세우지 않으면 생각지도 않은 곳에서 실패를 불러올 수도 있다. 조금 예측하기 어려운 사태가 발생해도 그것을 충분히 대처할 수 있는 시간적 여유를 고려한 기획을 수립하는 것이 중요하다.