2-3 외부의 조직
및 단체의 협력이 필요하다. 
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기획서를 완겅하는 7개 포인트 대개의 전시회에는 세미나가 함께 개최되고 있다. 전시회의 입장료에 세미나 청강료가 포함되어 있는 경우와 별도요금으로 되어 있는 경우도 있지만 어느 쪽이든지 세미나회기 기간과 전시회의 회기는 같고 장소도 전시회장과 같은 부지 내에서 열리는 것이 보통이다. 단지 세미나를 개최할 부설회의시설이 전혀없는 회장의 경우는 가까운 호텔을 이용하기도 하고 도심의 세미나 홀에서 개최되는 경우도 있다.
전시회에 세미나가 함께 열리는 것은 세미나에 의한 상승효과를 기대할 수 있기 때문이다. 무역쇼의 경우 박람회등의 축제적인 기획과 근본 적인 차이는 고도로 전문적인 입장자를 얼마만큼 많이 회장으로 불러들 일 수 있는가에 있다. 즉 10만의 일반인이 전시장에 온 것보다 1만사람 의 바이어와 전문가를 초대한 것이 전시회로서는 성공했다고 말할 수 있다. 따라서 전문가의 관심을 높이기 위해서도 고도로 전문화된 세미 나가 함께 열리는 것이 대단히 중요하게 되었다. 앞에서 얘기한 것처럼 그 업계를 대표할 수 있는 연구소와 학회 등과의 공동개최에 의해 세미 나 운영을 행하는 것은 전시회자체의 이미지 강조에 도움이 될 뿐만 아니라 국내외의 일류교수와 연구자에 세미나 강사를 의뢰하는 문제도 대단히 순조롭게 되기 때문이다.
세미나의 기획은 전시회의 기획만큼 중요한 것은 아니다. 전시회의 기획만 확실한 것이면 세미나의 내용은 저절로 견실해진다. 중요한 것은 입장자들에게 전시회장에서는 기계와 기술을 보여주고 그리고 후에 지식을 풍부하게 하기 위해서 세미나 회장까지 발길을 옮기도록 하려면 어떤 화제를 준비하면 좋은가. 그리고 그곳에는 어떤 분야의 연구자와 기술자에게 연설을 의뢰하면 좋은가를 생각해야 한다. 다만 구체적인 강의 내용은 각자 강사자신이 결정하는 것이 보통이므로 때로는 전시회의 주제에서 조금 벗어나는 수도 있다. 예를 들면 분야로서는 적당해도 전시회장에 전혀 출전되지 않은 제품에 관한 강의인 경우는 청취자가 모이기 힘든 경향이 있다.
세미나의 경우 특히 강사의 지명도가 업계에 있어서 높고 다른 곳에서는 얻을 수 없는 특색있는 기획이라고 한다면 청강자는 국내 전국뿐만 아니라 프로모션의 여하에 따라서 세계에서 모여들게 된다. 우리나라도 그렇지만 일본의 전시회는 동경에서 개최되고 있는 일부의 국제전을 제외하면 입장자의 지역성이 좀 강하다. 오사까에서 개최되는 전시회는 관서방면의 사람들이 중심으로 되어 있고 나고야와 후쿠오까인 경우는 더욱 지역적으로 한정될 것이다. 강사의 명성도와 강의내용이 세미나 참가결정요인으로 되기 때문에 전시회의 지역성을 커버하는 것이 세미나의 역할이기도 하다.
2) 어떤 주체, 어떤 강사를 선택할 것인가.
세미나는 보통 전시회와 동일기간에 개최되기 때문에 3일간 내지는 4일간의 경우가 많다. 한 강의에 해당하는 시간은 한국인이 연설자의 경우 평균 60분이지만 외국인의 경우는 통역이 있기 때문에 평균 90분이 라고 생각하면 좋을 것이다. 오전중 2강의에 1섹션, 오후 2강의에 1섹션으로 설정하면 1일 2섹션 행하는 것으로 되고 따라서 회기중 6섹션 내지 8섹션이고 강사수는 12인에서 16인이 평균적인 세미나 기획일 것이다. 또 이 정도의 세미나에는 외국인 강사는 2-3명이 적당하다고 생각된다.
세미나 회장이 확보되고 테마와 강의시간수가 결정되면 강사를 선정하지 않으면 안된다. 전문가를 위한 세미나로 1시간 강의가 가능한 사람이라면 역시 상당히 업계의 내부 사정에 정통한 사람으로 선정을 의뢰하지 않으면 좀처럼 원활하게 人選이 진행되기 어렵다. 특히 사람과 사람간의 관계로 수락하는 강사가 적지 않다는 것을 생각해 보아도 세미나 운영은 협력조직에 많은 부분을 의존한 쪽이 무난하다.
외국인을 강사로서 의뢰하는 경우, 처음에 잘 검토해 두지 않으면 안 되는 것은 예산의 문제이다. 어디까지를 주최자 측에서 부담하고 어디 까지는 본인부담으로 할 것인가를 확실히 해두지 않으면 터무니 없는 금액을 요구받게 될지도 모른다.
주최자측에서 반드시 지불해야 하는 것은 강의에 대한 사례와 통역의 비용이다. 또 항공권과 호텔요금을 주최자가 부담한다는 형태로 사례에 대신하는 경우도 있다. 또 그 경우에도 편도여권으로 할 것인가 왕복여 권으로 할 것인가. 호텔비용도 방값만을 부담할 것인가. 그 밖의 호텔에 서 쓴 모든 비용에 대해 지불할 것인가. 또한 동반한 부인 몫의 비용은 어떻게 할 것인가 등 경우에 따라서 생각해 볼 필요가 있을 것이다. 그 여부에 따라 설령 외국인 강사를 초청한다 해도 비용에 큰 차이가 생기게 된다.
외국인 강사는 회의 기간 직전에 출석하지 못하게 되었다는 연락이 오는 경우가 종종 있기 때문에 그때의 대응조치를 생각해서 계획을 세울 필요가 있다.
전시회의 운영비에 비교해서 세미나의 운영비는 적게 들어서 부담이 적은 대신에, 유료로 하더라도 몇 사람의 청강자가 모일 것인지 사전에 판단할 수 없는 점이 있어 확실한 예산을 세우기 어렵다.
다만 전시회를 국제전으로 하려면 세미나에도 외국인 강사를 초빙해 국제성을 가지게 하는 것이 바람직하다. 이 경우 비용적으로 생각해보면 역시 세미나는 유료로 해도 일정수준을 지키는 것이 타당할 것이다.
외국인 강사를 채용하게 되면 당연히 통역준비를 하지 않으면 안된다. 통역을 의뢰할 때에는 어느 만큼 경험이 있는가도 중요하겠지만 어느 정도 산업적 지식을 갖고 있는가를 확인하는 것이 중요하다. 업계의 전문가를 상대로 통역하기 때문에 당연히 청강자는 영어 자체가 다소 이해할 수 없어도 전문용어는 어느 정도 잘 알고 있다. 통역하는 사람 쪽이 몰라서 도움을 받을지도 모른다.
이처럼 업계가 안고 있는 문제점의 해결과 미래에의 전망을 세미나라고 하는 형태로 충족함으로써 전시회자체가 보다 전문적인 질높은 전시회로 의의가 부여된다. 전시회 입장자에게 서비스의 일환으로 무료로 세미나를 개최하는 것도 좋지만 가능하다면 유료로 해서라도 보다 질높고 화제성이 높은 세미나로 하는 것이 바람직하다. 강의 내용과 강사만 확실하다면 세미나 요금이 조금 비싸다고 불평하는 청강자는 거의 없을 것이다.
세미나는 80명정도의 청강자를 예상해 기획하는 것에 반해 이젠 약간의 인원의 청강자를 대상으로 하여 출전사중에서 강사를 뽑아 그 기업의 P.R이 될 수 있는 내용의 강의를 해 워크 숍(work shop)을 전시회와 동 시에 개최되는 경우도 있다.
워크 숍(연구강습회)은 세미나의 소규모의 형태로 취급되는 경향이 있지만 세미나와는 대단히 의미가 다르다. 세미나가 전시회의 질적 향상을 목적으로 하고 있는 것에 비해 워크 숍은 기본적으로 출전사기업의 PR의 연장이다. 출전제품과 팜플렛에서 설명하지 못했던 기술과 정보를 세미나 형식으로 해설하는 것이 목적이기 때문에 청강료는 받지 않는 것이 보통이다. 그 대신에 출전사에서 실제비용을 들여 전시회의 프로모션에 가담해 입장자에게 PR한다. 그러나 주최자측에서 보면 수고스럽고 이익은 없으므로 워크 숍형식의 세미나가 개최되고 있는 전시회는 우리나라에서는 그리 많지 않다.