2-1 테마결정의
방법 
2-3 외부의
조직 및 단체의 협력이 필요하다. 전시회의 개최에 있어서 무엇보다 먼저 회기와 회장의 결정이 필요하다. 언제, 어디서, 어느 정도 규모의 전시회를 개최할 것인가. 특히 그것은 국제전으로 기획한 경우 회장의 수가 극히 제한된다. 우리나라의 전시회장은 여러 나라에 비교해 한정되어있고 여러 가지 면에서 뒤떨어져 국제적인 비판도 많지만 여기에서는 회장의 선정방법 이전에 다른 외국의 전시회장에 대해서 설명하기로 한다.
먼저 유럽의 전시회장을 보면 유럽은 옛날부터 전시회 특히 견본시가 활발한 지역이고 회장의 규모도 엄청난 감이 있다. 유럽 24개국 서구16 개국 구소련을 포함한 동구권 8개국의 주요한 전시회장수는 다음과 같다.
통일전 서독 72개소, 동독 1개소, 프랑스 18개소, 스위스 8개소, 영국 5개소, 오스트리아 6개소, 덴마크 3개소, 스웨덴 3개소, 벨기에 6개 소, 네델란드 3개소, 이탈리아 6개소, 필란드 2개소, 노르웨이 2개소, 그리이스 3개소, 포르투칼 1개소, 스페인 2개소, 룩셈부르크 1개소, 유고슬라비아 3개소, 체코스로바키아 4개소, 구소련 6개소, 헝가리 1개소, 폴란드 2개소, 불가리아 1개소, 루마니아 1개소 등이다.
유럽전시회장의 특색은 교통기관과의 연결을 중요시한 입지조건이 우선된다는 점이다. 그리고 이런 대규모 전시회장은 30만평방 미터 전후의 광대한 부지의 것이 많고 전시관 형식은 多館低層型이다.
그러나 유럽은 상설전시관의 역사가 오래 되었기 때문에 특히 질적인 면에서 매력은 그리 느낄 수 없다. 단지 영국의 버밍검회장은 유럽에서 가장 새로운 본격적 회장일 뿐만 아니라 여러가지 환경적 조건에서 보아 도 높이 평가할 수 있다. 결국 이 회장은 거대한 공원을 포함 해 공항, 고속도로, 철도등과 직접연결되어 있고 이용자들을 위한 훌륭한 호텔, 자동차 만5천대, 버스 2백대의 수용능력을 가진 주차장, 운영 관리, 전시관의 공기환경 등 모두 철저한 자세가 보여진다.
또 프랑스에서는 상무성과 파리상공회의소 협력으로 2년간에 공항남부에 70헥타르의 토지를 매수해 제1기공사로서 7만평방미터의 전시회장을 완성했다. 이 회장의 설계에는 10년에 걸친 내외의 기술경험을 살려 최신의 설비를 자랑하고 있다. 이 새로운 회장의 완성에 의해 점점 증대하는 전시회수요에 따라 프랑스의 산업견본시는 그 수 및 면적에 있어서 크게 성장할 것으로 기대되고 있다.
한편 미국의 전시회장은 국민성이 다름을 반영해 유럽의 경우와는 성격을 달리하고 있다. 그 기본적인 특색은 단관저층형과 단관고층형이 많다. 회장면적으로 게재되어 있는 것이 많은 것의 대부분은 전시대상이 되는 건물의 면적이 표시되어 있는 경우가 거의 전부다.
2) 일본의 회장으로는 이곳을 사용한다.
대규모 전시회의 대상이 되는 회장은 일본에는 많지 않다. 전시면적, 회장부지면적이라는 규모적 분류에서 보면 일본의 대표적인 회장이라 할 수 있는 것은 동경 晴海에 있는 동경국제무역센타와 동경국제견본시 협회 소유의 晴海회장과 85년 오사까에 설립된 인텍크스(International Exhibition Center Osaka)일 것이다. 청해회장은 신관을 제외하고 20년 이상 전에 준공한 것이어서 시대적 조건에 비추어 볼 때 현재 여러가지 문제를 안고 있다.
일본의 전시회장들이 공동으로 갖고 있는 가장 큰 문제점은 냉난방완비가 된 전시관이 적다는 것이다. 이 때문에 3월부터 6월, 9월부터 11월에 걸쳐서 전시회의 러시기간이다. 최신의 설비를 자랑하는 오사까조차도 전관 냉난방설비가 되어있지 않은 것은 대단히 유감이다. 전시회의 수가 증가하고 대규모화하고 경합전이 많아지면 자연히 회장 문제점이 되고 전시 회기간도 생각하는 것처럼 되지 않는다. 그렇게 되면 하절기와 동절기에 전시회를 주최하는 경우도 증가하기 때문에 냉난방 문제는 점점 심각한 문제가 될 것이다.
또 교통편의 불편함도 일본의 대규모 전시회장의 국제적 평가가 낮은 하나의 요인이 되고 있다. 일본의 전시회장은 다른 나라의 회장에 비교할 때 도심입지형이어서 비교적 불편한 곳이 많고, 큰 전시회가 개최될 때에 교통침체가 된다. 현재상황에서는 전시회라고 하면 도심교통이 편한 회장에서 개최하는 것이 효과적이기 때문에 행정력을 동원한 교통대책을 빨리 세우는 것이 필요하다.
단지 입지적으로 전시 회장은 대도시에 위치하지 않으면 안된다고 하는 필연성은 없다. 앞에서 언급한 영국의 버밍검의 新회장과 같이 호텔 등 부대시설을 인접시키면 좋다. 우리나라에서의 삼성동 무역센터가 이 에 해당하는 새로운 건축물이다. 국제전의 경우는 특히 외국에서 전시회 견학의 목적으로 오는 사람도 많다. 또 일본 국내에서도 지방에서 오는 사람의 편의를 봐주는 것이 중요하다. 부대설비로서는 호텔등의 숙박시설외에 부지 내에 휴식을 위한 완비등도 중요하다.
또 회장 내의 설비로서는 출전사가 필요로 하는 조건을 만족시키는 전기용량, 수도, 가스, 고압공기, 스팀 등의 설비 충실과 출전물을 지탱하는 받침의 중량한도 등을 엄격하게 체크해야만 한다. 그와 함께 입장자의 입장에서는 종합적인 정보설비, 신문기자 클럽, 구급센타, 매점, 화장실의 완비등도 전시회장의 과제로 되어 있다.
구미뿐만 아니라 어느 나라의 전시회장에도 세미나가 가능한 회장이 인접해 있다. 전시회와 세미나의 어느 것이 주가되어도 이것들은 표리일체의 관계다. 하지만 일본의 경우 전시회장의 근처에 회의장의 설비가 없는 곳이 많기 때문에 부득이 세미나는 떨어진 장소에서 개최되고 있다. 그렇게 되면 전시회와 세미나가 각각의 존재로 분리되어 본래의 목적에서 빗나가게 된다. 다만, 오사까에 있어서는 동일부지내에 세미나 회장을 보유해 이 문제를 해소하고 있다.
이상에서 알 수 있는 것처럼 일본의 전시회장은 기타외국에 비교해 꽤 그 수준이 낮고 외국인의 인상도 좋지 않다. 그러나 현실은 그 가운데에서 회장을 선택하지 않으면 안되기 때문에 타협하지 않을 수 없다.
예산을 세울 때에는 먼저 회장의 설정이 필요하다. 그 회장에 어느 정도의 공간을 만들 수 있는가 하는 것과 회장비용이 어느 정도 드는가 하는 목표를 세우지 않으면 예산의 계산은 소용없다.
회장비용이 총경비의 30%를 상회하면 전시회의 개최 그 자체가 위태롭다고 한다. 출전요금에도 한도가 있고 그것은 출전공간수의 감소로도 연결된다. 국제적으로 보아도 일본의 출전요금은 대개 높은데 해외에서 의 출전이라면 수송비의 부담마저 크게 작용한다. 또 회기와 반출입기를 줄이고 회장내의 흡연장소와 휴식공간을 적게 하면 입장자의 서비스면에서 불리하다. 그 결과 불평이 많게 되고 전시회의 효과에 영향이 온다.
전시회장을 선정할 때에는 전시회의 이미지 규모에 첨가되어 회장의 입지 등 지금까지 설명해온 많은 문제점을 고려한 후 최적인 회장을 몇 개 후보로 선정하는 것도 좋다. 그리고 실제로 몇 개 회장을 자신의 눈으로 확인함으로써 각자 회장의 특징을 파악하는 것과 각 회장을 사용할 경우의 수지예산을 계산해 보고 가장 적합한 회장을 선택하는 것이 중요하다.